Оптимизация затрат IT-инфраструктуры: что важно учесть?

Оптимизация затрат IT-инфраструктуры не менее важна, чем ее правильное обустройство. Но почему тогда этим процессом пренебрегают? Что мешает руководителям малого, среднего и крупного бизнеса провести анализ, чтобы удешевить стоимость обслуживания ИТ-инфраструктуры? Объясняет сооснователь компании ittelo.ru Игорь Ильин.

 Проблема в том, что термин “оптимизация” у многих ассоциируется с необходимостью дополнительных вложений и кардинальных изменений в организации работы бизнеса. Но это не так. Мировая практика показала, что сокращение расходов может быть безопасным, эффективным, быстрым и дешевым.

Ключевые условия сокращения затрат в IT-инфраструктуре заключаются не в покупке новых, более дорогих и функциональных устройств, а в правильности использования имеющихся мощностей. И только если КПД некоторого сетевого или компьютерного оборудования компании несоизмеримо низкий, то его следует заменить во избежание последующих переплат.

Почему проблема перерасходов в IT-инфраструктуре сейчас актуальна, как никогда?

В первую очередь, нужно понимать, что подразумевается под понятием “IT-инфраструктура”. Это информационно-технологическая структура в отдельно взятой компании, которая включает в себя системы связи, компьютерную сеть, программное обеспечение, базы данных и серверное оборудование, информационные центры, системы безопасности, а также современную оргтехнику. Сегодня практически невозможно вести успешную коммерческую деятельность, не имея в офисе компании хотя бы базовой ИТ-инфраструктуры.

Стоимость ее обслуживания может быть любой - не существует какого-либо диапазона цен, так как все зависит от выбранных устройств, качества сетей, ПО и тому подобное. В офисе на 30 рабочих мест можно в месяц тратить 200 000 рублей на обслуживание IT-инфраструктуры, а можно и полмиллиона, если не обращать внимание на нерациональные расходы.

Проблема в том, что далеко не каждый офис-менеджер и даже руководитель бизнеса досконально разбирается в работе IT-систем и устройств. Поэтому не всегда перерасходы можно обнаружить своевременно.

С чего начать оптимизацию затрат IT-инфраструктуры?

Любая оптимизация ИТ-инфраструктуры начинается с анализа, который позволяет определить перерасход по тем или иным критериям. Мониторинг позволяет определить следующие проблемы:

• Нерациональные траты на лицензирование ПО и неиспользуемые ресурсы;

• Отсутствия стандартизации в использовании элементов инфраструктуры компании;

• Наличие устаревших устройств с низким уровнем КПД и высокими эксплуатационными затратами;

• Нерациональное использование устройств и ресурсов;

• Отсутствие планирования в организации работы сетей и сервисов.

Для проведения анализа необходимо привлекать IT-специалистов, параллельно изучая статьи расходов, а также формат работы сотрудников. Это важный и трудоемкий этап, в процессе которого определяется один или несколько способов непосредственной оптимизации.

Способы оптимизации IT-инфраструктуры компании

Существует несколько ключевых методик снижения перерасходов бюджета в обслуживании информационно-технологической структуры бизнеса:

• Виртуализация и внедрение облачных технологий;

• Внедрение ПО для мониторинга работы систем и расходов;

• Обновление и оптимизация сетевого и компьютерного оборудования;

• Оптимизация использования лицензионного ПО;

• Внедрение принципа BYOD (Bring Your Own Device);

• Интеграция систем;

• Перенастройка конфигураций.
  

Главная задача в процессе оптимизации - не навредить, пытаясь сэкономить. Напомним, что этот процесс не связан с экономией в традиционном ее понимании. Он предполагает лишь сокращение расходов там, где это можно и нужно.

 В первую очередь нужно оптимизировать работу обычных пользователей - сотрудников компании. Расходы на каждое рабочее место из области ИТ включают в себя платное программное обеспечение и устройства. Нередко можно столкнуться с ситуацией, когда не весь отдел/офис покупаются платные версии ПО, включая операционные системы, офисные пакеты, графические редакторы, бухгалтерское обеспечение и многое другое. Как показывает практика, далеко не все сотрудники используют 100% платных программ в их рабочем компьютере. Это достаточно устаревший метод корпоративной работы, не имеющий ничего общего с трендовым понятием Bring Your Own Device (использование собственных девайсов для работы).

В частности, более половины задач сотрудники могут решать на личных компьютерах, планшетах или ноутбуках. Это позволяет оптимизировать расходы на ПО и дополнительные устройства. В крупных компаниях все обстоит куда сложнее, и разные отделы могут пользоваться разными платными сервисами на примере Trello, Asana, Wrike, Basecamp и Битрикс24 (все это имеет похожий функционал, но нередко в компаниях нет унификации и стандартизации в плане применения платных сервисов, ПО и прочего).

На втором этапе нужно обратить внимание на способ хранения и обработки данных. Серверное оборудование и локальная сеть могут “потреблять” до 50% всего офисного бюджета.

Сократить перерасход можно еще на этапе оборудования серверной комнаты. В 99% случаев вместо новых дорогих серверов можно приобрести устройства, собранные по индивидуальной конфигурации. Тем более, что цена таких серверов, прошедших этап тестирования и некоторого пользования, в 1,5-2 раза ниже новых моделей.

 Во многих случаях и вовсе не обязательно обслуживать целую серверную комнату. Особенно, если модели серверов устарели, они потребляют много электроэнергии, дорогие в ремонте и не обеспечивают должный запас хранилища. Альтернатива этому - облачные СХД, которые позволяют сэкономить пространство офиса и избежать издержек обслуживания. Тем более, что облачные СХД гораздо дешевле и проще масштабировать. Правда, для оптимизации нужно комбинировать десктопные и облачные решения. Например, в перспективе на 3-5 лет дешевле внедрить десктопную CRM, чем пользоваться облачной системой по цене в 500-1000 рублей за пользователя в месяц (особенно, если сотрудников в офисе много).

Еще одна проверенная методика оптимизации расходов обслуживания IT-инфраструктуры - это аутсорсинг. Им не брезгуют сегодня ни малые компании, ни крупный бизнес. А все потому что гораздо проще передать на удаленное исполнение и контроль часть процессов DevOps (development operations) и даже обслуживание оргтехники. Не всегда рационально держать в штате таких сотрудников, как ремонтник оргтехники (а она ломается и требует ремонта), администратор сайта, тестировщик, специалист support-службы. Современные реалии позволяют пользоваться услугами call-центров на аутсорсинге, не тратясь на оборудование собственного контактного центра и серверной команды для обработки всех данных вместе с телефонией.

Запомните, во главе оптимизации должны быть бизнес-интересы компании

В современных реалиях можно оптимизировать любой IT-процесс, будь это разработка ПО, работа СКУД, систем хранения данных, организация работы офиса и прочее. Главное, чтобы этот процесс не осуществлялся ради самого процесса, а учитывал исключительно коммерческие интересы - увеличить эффективность работы отделов и снизить операционные расходы. Оптимизация никогда не была синонимом “хуже” или “дешевле в ущерб качеству”.

Для запуска этих процессов важно наладить конструктивный диалог между ИТ-отделом (без него никак не осуществить это), руководством и бизнес-структурами компании. Успешная реализация оптимизации возможна только тогда, когда все стороны придут к единому мнению и утвердят план работы. Формально, все должны согласиться, что оптимизировать, а что трогать нельзя.

Коллеги, а вы проводите периодически оптимизацию IT-затрат? Какие методы используете и какие результаты получаете?