Как перевести в ЭДО 90% операций продаж и работать с электронными документами в учетной системе в 2 транзакции

Проект по единовременному переходу трех предприятий Tarkett в России на полностью автоматизированный ЮЗЭДО был выполнен командой ТерраЛинк совместно с заказчиком за 9 месяцев. 100% внутригрупповых операций между предприятиями Tarkett переведены в ЭДО. Работа с документами ведется в интерфейсе учетной системы. Максимальный охват контрагентов обеспечивается прямым подключением к сервисам 3-х операторов ЭДО с помощью TerraLink xDE.

Проект был реализован в период с февраля 2021 г. по ноябрь 2022 г.

Масштаб проекта - 2500 человеко-часов, партнер проекта - ТерраЛинк

Каковы цели проекта?

Командой Tarkett были поставлены амбициозные цели по достижению максимальной автоматизации процессов обмена электронными документами и их обработке в интерфейсе учетной системы, а также единовременному переходу на ЭДО трех российских предприятий Tarkett.

В чем уникальность проекта для рынка?

Проект по единовременному переходу трех предприятий Tarkett в России на полностью автоматизированный ЮЗЭДО был выполнен командой ТерраЛинк совместно с заказчиком за 9 месяцев.

На данный момент:

• 100% внутригрупповых операций между предприятиями Tarkett переведены в ЭДО.
• 90% операций продажи товара внешним покупателям осуществляются через ЭДО.
• Согласование и отражение в учёте документов полностью автоматизировано. Пользователи работают в интерфейсе учетной системы. 

• Максимальный охват контрагентов обеспечивается прямым подключением к сервисам 3-х операторов ЭДО с помощью мультиоператорной шины TerraLink xDE. Подключение новых контрагентов к   системе занимает 2 часа.
• Создан единый архив всех электронных документов.

Важно отметить, что все встречи в рамках такого масштабного проекта проходили в онлайн-режиме (в удаленном формате), сроки реализации попали на постковидный период и работа велась с распределёнными командами.
В процессе работы по проекту были проведены около 50 общих встреч и порядка 120 технических и статусных встреч различных составов команд + непрерывная связь всех ключевых пользователей и IT на этапах тестирования и запуска системы.

Как проходило внедрение решения?

В 2019 году Tarkett частично автоматизировала процессы обмена электронными документами для одного предприятия в России на базе собственной внутренней информационной системы, учетной системы и личных кабинетов (ЛК) операторов. Это обеспечило перевод 75% покупателей на ЭДО или более 80% документооборота по исходящим ТОРГ-12 и Счетам-фактурам. Основными недостатками такого решения являлись: частичная интеграция и работа в трех системах (УС, ЛК оператора, собственная система) с необходимостью поддержки разных вариантов доступа для сотрудников, отсутствие синхронизации процессов обработки документов из-за частичной интеграции систем (исправление документа через удаление), длительное подключение роуминга до двух недель и задержки с добавлением к ЭДО новых контрагентов. Эти ограничения не позволяли тиражировать такой подход на другие процессы и предприятия в России.

Проект на базе интеграционного решения TerraLink xDE стартовал в феврале 2021 года. Первая демонстрация решения состоялась 21 сентября 2021 года и в ноябре система была запущена.

На данный момент сотрудники Tarkett работают с электронными документами в интерфейсе учетной системы посредством всего двух транзакций модуля TerraLink xDE для SAP. Максимальный охват контрагентов обеспечивается прямым подключением к сервисам трех операторов ЭДО с помощью интеграционного модуля TerraLink xDE. Единый архив электронных документов организован в соответствии со всеми требованиями российского законодательства и дополнен возможностью доступа к документам из любой проводки учетной системы.

С какими сложностями столкнулись при внедрении проекта?

Проект начинался с нескольких важных этапов по анализу бизнес-процессов, концептуальному и техническому дизайну, тестированию, заключению договоров с операторами ЭДО, обучению пользователей. Эти этапы по подготовке и исследованию процессов длились 5 месяцев и обеспечили 90% успеха ЭДО проекта.

Единственная сложность, с которой столкнулась команда проекта в процессе реализации, - это сведение всех процессов воедино с точки зрения ИТ-инфраструктуры международной компании, а также согласование всех деталей между офисами Tarkett в России, Франции и Сербии на разных языках.

Ключевые результаты проекта

• 90% операций продажи товара внешним покупателям и 100% операций продажи и закупки товаров между предприятиями Tarkett были переведены на ЭДО;
• в 2 раза сократился объем документов по отгрузкам после перехода на УПД;
• 2 часа занимает прямое подключение новых контрагентов к ЭДО.

Реклама ООО "Терралинк"