Миграция с SAP Ariba на ELMA365 в “Лаборатории Касперского”

В рамках проекта по переходу с SAP Ariba на базе Low-code платформы ELMA365 был запущен инфраструктурный сервис ELMA Platform, который позволяет разворачивать решения по нескольким направлениям быстро, безопасно и надежно. ELMA Platform стала базисом для автоматизации не только процесса закупок, но и других сервисов компании: заявки, контрактный портал, ключевые процессы согласования бизнес-активностей группы продаж и маркетинга.

Сроки выполнения проекта: июль, 2022 г. - октябрь, 2023 г.

Масштаб проекта: 20000 человеко-часов.

Каковы цели проекта?

• Миграция с SAP Ariba на отечественный стек технологий.

• Обеспечение непрерывности процессов закупок и сохранение уровня автоматизации.

• Требования к контуру закупок: согласование заявок и счетов, возможность составлять заявку на несколько позиций, автоматизация процесса согласований, создание счета, создание и переназначение задач, наличие большого количества наблюдающих и согласующих.

• Выполнение требований информационной безопасности.

• Максимальное сохранение пользовательского опыта и функциональности.

• Стандартизация и масштабирование под требования направлений.

• Кастомизация платформы под нужды бизнеса.

• Развертывание нескольких контуров на базе одной платформы.

• Оптимизация сетевой инфраструктуры. Организация сопровождения и обслуживания системы.

В чем уникальность проекта для рынка?

Основой для автоматизации закупочного процесса выступала система SAP Ariba, это было одно из крупнейших внедрений в России. В 2022 перед нами встала задача подобрать полноценную замену среди рекомендованного российского ПО и развернуть ее в ограниченные сроки на наших мощностях. По результатам тендера было решено автоматизировать ключевые процессы на базе отечественной Low-code bpm-платформы.

Выбранная для миграции система построена на базе open-source технологического стека. Разворачивать дополнительную инфраструктуру под новую потребность – дорогостоящее решение, которое требует значительных инвестиций. Речь здесь идет не только о закупке дополнительного оборудования, но и необходимости создания новой экспертизы в команде сопровождения. В итоге под наши задачи на базе Low-code платформы был запущен инфраструктурный сервис ELMA Platform, который позволяет на одной платформе разворачивать решения по нескольким направлениям быстро, безопасно и надежно. Организация нашего внутреннего центра экспертизы для сопровождения и обслуживания стало оптимальным решением, которое дает нам гибкость и независимость. Развернутая платформа станет базисом для автоматизации других сервисов компании, таких как заявочные сервисы, контрактный портал, ключевые процессы согласования бизнес-активностей группы продаж и маркетинга как с привлечением различных команд вендора, интеграторов, так и собственной команды разработки и развития.

Расскажите о внедрении решения

В 2022 году Лаборатория Касперского столкнулась с невозможностью продления контрактов на предоставление облачных услуг SAP, перед нами возникли риски прерывания критичных для бизнеса закупочных процессов. За годы использования SAP Ariba была доработана под наши нужды, и уровень удовлетворенности пользователей был достаточно высок. В первую очередь, мы искали гибкую и надежную платформу, а также партнера, который на её основе сможет разработать решение под наши требования, среди которых:

• Высокая скорость развертывания новых инстансов.

• Возможность мониторинга и аудита.

• Возможности кастомизации и интеграции.

• Зрелость и масштабируемость под большой геораспределенный бизнес по всему миру.

По результатам тендера было решено произвести миграцию ключевых процессов с SAP Ariba на платформу ELMA365.

С какими сложностями столкнулись при реализации проекта?

Документация насчитывала более полутора тысяч требований, описывающих мастер-данные, требования к интерфейсу, бизнес-процессы, интеграции и отчетность. Дополнительным вызовом стало отсутствие полноценной мультидоменной интеграции и авторизации для доступа к вложенным файлам, высокие требования к производительности, информационной безопасности, отсутствие нужных интерфейсных компонентов и необходимость развития компетенций внутренней команды, необходимость запуска модуля локализации.

Каких результатов удалось достичь?

К запуску пилота нам удалось не только перенести ключевой функционал SAP Ariba, но и снять известные «боли» пользователей: пересогласование заявок при изменениях, удобство делегирования, совместный доступ к заявке.

Заявка, в рамках которой создается несколько позиций, проходит сложный процесс согласования, далее на ее основании создается счет и передается в систему оплаты. Реализованы добавление и удаление согласующих в заявку, переназначение задач, перенос документов, большая ролевая матрица.

В результате при переходе c SAP Ariba на ELMA365 нам удалось сохранить и пользовательский опыт, и текущий уровень автоматизации. Мы достигли этого благодаря подробному описанию требований мигрируемого функционала, выполненному внутренней командой. Это ускорило выход на тендер и позволило успешно реализовать проект по миграции на отечественный стек технологий при сохранении непрерывности бизнес-процесса. Запущенный инфраструктурный сервис ELMA Platform стал базисом для автоматизации других сервисов компании.

Реклама ООО «ЭЛМА»