Наталья Калашникова, «ВТБ Лизинг», о нюансах реализации проекта внедрения «Цитрос ЮЗ ЭДО»

В 2021 году в АО «ВТБ Лизинг» принято решение о переводе документов по лизинговым сделкам в электронный вид. При реализации проекта необходимо было учесть специфику процессов заключения лизинговых договоров и осуществить интеграцию с несколькими информационными системами. Для этого использовано решение «Цитрос ЮЗ ЭДО», позволившее исполнить все требования.

Наталья Калашникова, руководитель проектов ЭДО «ВТБ Лизинг», рассказала о юридически значимом обмене документов с контрагентами в ВТБ Лизинг на базе продукта «Цитрос ЮЗ ЭДО».

Сроки выполнения проекта: июль, 2021 — декабрь, 2022

Масштаб проекта: 33 056 человека-часов.

Спикер: Калашникова Наталья, руководитель проектов ЭДО «ВТБ Лизинг»

1. Какие ключевые задачи решает ваш проект?

Перед нами стояла простая, на первый взгляд, задача: перевести в электронный вид договорную базу по лизинговым сделкам. Проект осложнялся необходимостью соблюдения ряда условий:

• Сотрудники остаются работать в привычной информационной системе, в кабинеты операторов ЭДО не заходят.

• Необходима поддержка внутренних бизнес-процессов для документов: контрагентам отправляются шаблоны документов, «ВТБ Лизинг» — последний подписант. Это обусловлено необходимостью соблюдения сроков подписания договоров в сделке: договор лизинга должен быть подписан не позже договора купли-продажи.

• Поддержка возможности изменения документов в сделке или перехода на бумагу в любой момент до подписания двумя сторонами.

Мы внедрили «Цитрос ЮЗ ЭДО» — межоператорный шлюз для обмена юридически значимыми документами. Данный продукт успешно решает поставленные перед ним задачи.

2. Что было самым сложным в реализации проекта?

Определиться с архитектурой решения и поддержать текущие бизнес-процессы подписания документов, отличные от популярных процессов операторов ЭДО. В «ВТБ Лизинг» большое число интегрированных информационных систем, потребовались масштабные доработки. Поэтому были задействованы несколько команд разработки и тестирования.

3. Каких результатов удалось достичь?

Мы гордимся нашими результатами: менее чем за год мы вышли на показатель более 80% лизинговых сделок, где как минимум один из контрагентов взаимодействовал в ЭДО. Число сделок, полностью оформленных в электронном виде, на сегодняшний день превышает 40%. Ежемесячно рассылке подлежит около 30 000 пакетов первичной бухгалтерской документации. Электронный документооборот осуществляется с более чем 10 000 контрагентами.

4. Планируете ли развивать проект дальше?

Процессы электронного документооборота не стоят на месте, драйвером трансформации является государство. Поэтому мы не только методично развиваем систему с точки зрения своих функциональных потребностей, но и актуализируем ее состояние с точки зрения законодательных требований. Некоторые из них оказывают значительное влияние на внедренные процессы. Одним из таких изменений является внедрение сертификатов электронных подписей физических лиц вместо привычных всем сертификатов сотрудников и, как следствие, появление такой сущности, как машиночитаемая доверенность. 

У нас выделена отдельная продуктовая команда, которая занимается развитием и оптимизацией функционала для расширения сфер использования и соблюдения всех законодательных требований. 

5. Чтобы вы посоветовали коллегам, внедряющим аналогичные решения?

Перед любой автоматизацией крайне важно провести аудит текущих бизнес-процессов и их оптимизацию, что в итоге позволит максимально переиспользовать стандартный, коробочный функционал операторов ЭДО, шлюза и любого другого ПО и, соответственно, сократить количество кастомных доработок.

Реклама ООО "ЦИТРОС"