Эффективная интеграция 1С и чат-Ботов

Автор: Егор Паракшин, системный архитектор компании «Первый Бит», проектный офис Павелецкая; создатель решения для интеграции 1С с мессенджерами “БИТ. Помощник сотрудника”.

У подавляющего большинства пользователей смартфонов (в том числе иных смарт-устройств) установлен хотя бы один мессенджер. Уведомления от различных источников мессенджеры доставляют до нас одновременно через несколько органов чувств - при помощи вибрации, звуковых сигналов и мигающих экранов. Упустить важную информацию с каждым днем становится все сложнее.

Мессенджеры, помимо общения между пользователями, позволяют бизнесу вести диалог со своими клиентами или сотрудниками. Бизнес, в свою очередь, выступает драйвером для развития нового функционала сервисов обмена быстрыми сообщениями. В ходе развития экосистем мессенджеров за последние 5 лет было популяризировано такое понятие (и в целом направление в автоматизации) как «чат-бот».

Сегодня большинство цифровых средств общения предоставляют разработчикам возможность создавать чат-ботов, с которыми можно взаимодействовать по заранее установленным сценариям, либо же вести диалог практически как с живым человеком (благодаря достижениям в области искусственного интеллекта и развитию языковых моделей).

Зачем они нужны:

• Онлайн запись для пользования какой-либо услугой. А также напоминания о запланированном посещении специалиста;

• Управление системами физического доступа – дворовый шлагбаум, дверь подъезда и даже квартиры;

• Управление работой физических устройств – завести автомобиль, включить уборку робота-пылесоса;

• Регистрация различных заявок с дальнейшей обработкой – заявки от сотрудников предприятия к внутренним службам, заказ товаров;

• Получение информации – отчеты по текущим показателям компании для руководства, уведомление клиентов о текущем этапе готовности работы;

• Усиление информационной безопасности – двухфакторная аутентификация.

Интеграция 1С и чат-ботов различных мессенджеров

Российские предприятия последние годы активно используют информационные продукты фирмы 1С, в частности, решения для ведения бухгалтерской отчетности, управления процессами закупок, логистики, производства и продаж, расчета заработной платы и управления кадровой информацией.

Данные, хранящиеся в информационных базах 1С, представляют собой, в подавляющем большинстве случаев, коммерческую тайну. Предприятия закрывают доступ к базам при помощи нескольких слоев защиты единовременно. Часто руководители отдела продаж одного подразделения не могут видеть информацию о продажах отдела другого подразделения, а тем более какие-либо данные, к примеру, кадровой службы.

Такое жесткое ограничение прав обусловлено тем, что информационные базы 1С обладают достаточно полной и всесторонней информацией о текущем положении дел на предприятии, постоянно пополняя свои таблицы новыми данными. По политике безопасности организаций прямой доступ к 1С категорически запрещается для внешних пользователей, контрагентов и ряда сотрудников предприятия.

Но что делать, если необходимо при ограниченном бюджете и сроках предоставить доступ к взаимодействию с 1С любого внешнего пользователя и не нарушить политику информационной безопасности?

Можно создать сайт и интегрировать с ним информацию баз 1С, также можно создать мобильное приложение, интегрированное с 1С, воспользоваться существующими решениями, входящими в состав поставок продуктов для платформы 1С (готовые мобильные приложения и веб-порталы, интегрирующиеся с базами 1С «из коробки»). Ещё один вариант - интегрироваться с чат-ботом какого-либо мессенджера.

Если мы говорим о работе с клиентами, то чат-боты играют революционную роль в клиентском сервисе, предоставляя компаниям высокоэффективный и экономически выгодный инструмент для взаимодействия с клиентами. Они автоматизируют рутинные задачи, ускоряют процесс обслуживания клиентов и повышают удовлетворенность благодаря своей доступности и непрерывной работе. Кроме того, применение чат-ботов позволяет собирать ценные данные о потребностях и предпочтениях пользователей, что даёт возможность компаниям постоянно совершенствовать свой товар или услугу. Когда информация способна быть напрямую считанной и полученной из 1С, то все процессы по переносу данных исчезают из рабочих задач сотрудников.

Относительно внутренних процессов компании можно сказать, что интеграция 1С с чат-ботами мессенджеров — это отличный способ улучшить коммуникацию и повысить эффективность рабочего процесса организации. Среди популярных мессенджеров, боты которых можно интегрировать с 1С—What’s Up, Microsoft Teams, Viber, Telegram, Skype и другие. Эти инструменты позволяют компаниям поддерживать эффективную связь между коллегами и одновременно оптимизировать рабочие процессы.

В чем выгода

Инструменты технологической платформы 1С позволяют без каких-либо трудностей интегрироваться с прикладными программными интерфейсами мессенджеров. Благодаря таким возможностям, мессенджеры становятся идеальным способом для обмена информацией между 1С и внешними пользователями. Ниже приведена сравнительная таблица двух подходов к организации безопасного «общения» 1С и внешнего пользователя:

Интеграция 1С с мессенджерами имеет ряд преимуществ, которые помогают повысить эффективность работы сотрудников:

• Улучшение коммуникации внутри компании — сотрудники смогут общаться быстрее и эффективнее благодаря функциям мгновенного обмена сообщениями, таким как чаты или аудио/видеозвонки, обеспечиваемым интеграцией с популярными мессенджерами;

• Быстрое решение проблем — благодаря инструментам совместной работы, таким как общие рабочие пространства или возможности обмена файлами, предлагаемые некоторыми интеграциями с мессенджерами, сотрудники смогут легко обмениваться идеями и работать над задачами быстрее, чем когда-либо прежде;

• Улучшение координации работы — Интеграция 1С с мессенджерами позволяет пользователям получать уведомления об изменениях статуса задач в режиме реального времени, что помогает эффективнее отслеживать ход работы и быть в курсе последних событий.

Что мы реализовывали

Личный кабинет сотрудника

Позволяет заказывать справки с места работы, оформлять отпуска и больничные, получать уведомления от работодателя. Разработан в первую очередь для сотрудников, не имеющих на рабочем месте персональных компьютеров – сотрудников строительной сферы, обслуживающего персонала. Реализован через Telegram.

Оповещение клиента о текущем этапе готовности заказа

Позволяет клиентам через уникальный номер отслеживать состояние заказов от старта производства до готовности к получению, а также получать автоматические уведомления о смене этапов подготовки заказа. Реализован через Telegram.

Опросы сотрудников

Позволяет кадровой службе запускать опросы на 7 и 45 день после трудоустройства, а также опросы после увольнения сотрудника. Чат-бот остается в мессенджере сотрудника даже после увольнения, что позволяет не терять связь с бывшими сотрудниками. Реализован через Telegram.

Корпоративный информационный портал

Позволяет получать уведомления о бизнес-событиях в 1С, запускать бизнес-процессы, а также уведомлять коллег о выполнении поставленных задач. Реализован через Rocket.Chat.

Горячая линия с отделом поддержки

Обеспечивает единую точку входа для взаимодействия бизнес-пользователей с отделом внутренней поддержки. Позволяет видеть созданные заявки, отслеживать статус их выполнения и вести прямой диалог с исполнителем заявки. Реализован через Telegram.

Как быть с информационной безопасностью

В базовом варианте, в частности, Telegram и What’s Up, хранят данные на собственных серверах. Такой вариант не требует никаких затрат на серверные мощности, но не всегда хорош с точки зрения информационной безопасности.

Большинство сервисов предлагают решения, которые можно разместить на мощностях своего предприятия. В таком случае все данные хранятся на серверах предприятия, а приложения-клиенты мессенджеров выступают в роли прокси для транспорта сообщений. При таком подходе данные не сохраняются на серверах мессенджеров, а доступ в базу-данных чат бота может быть ограничен в любой момент.

В некоторых случаях можно сделать так, чтобы приложения-клиенты мессенджеров могли работать только в частных сетях. С такой задачей отлично справляется Rocket.Chat.

Помимо шифрования через HTTPS, некоторые мессенджеры предлагают End-to-End шифрование, когда сами сообщения хранятся в базе данных в закрытом виде и могут быть расшифрованы только на конечных устройствах клиентов.

Чек-лист – Нужен ли вашей организации чат-бот

Перед началом внедрения какого-либо решения необходимо четкое понимание о том, какие «боли» это решение закрывает, а в то же время, какие «боли» оно способно создать.

Ответив на большинство следующих вопросов положительно, можете смело включать чат-бот в одно из возможных бизнес-решений.

• 1С содержит наиболее полную и актуальную информацию о состоянии процессов предприятия, чем иные системы компании?

• Требуется обмен информацией между 1С и внешними пользователями (клиенты, сотрудники предприятия без рабочих мест с персональными компьютерами)?

• Компания обладает ресурсами 1С-разработчиков, но при этом не располагает командой программистов других направлений (Java, Python, веб-дизайн и прочее)?

• Требуется минимизация сроков и затрат на внедрение решения?

• Затраты на поддержку решения необходимо снизить до нулевого уровня?

Подведём итоги

Интеграция 1С с чат-ботами в мессенджерах открывает новые горизонты для бизнеса в плане автоматизации рабочих процессов и улучшения коммуникации с клиентами. Это не только экономит время и ресурсы, но и предоставляет возможность для персонализированного обслуживания клиентов в режиме реального времени. Учитывая все преимущества такой интеграции, можно с уверенностью сказать, что сочетание функциональности 1С и оперативности чат-ботов является мощным инструментом для повышения эффективности работы компании на цифровом фронте.