Электронный архив. Что нужно учесть при организации проекта

В последние годы все чаще говорится о создании архивов электронных документов, масса электронных документов растет, длительность их использования вынуждает серьезнее относиться к вопросу архивов.

До определенного времени сдача электронных документов в архив ограничивалась тем, что в карточке электронного документа (ЭД) в соответствующем реквизите указывалось, к какому делу должен быть отнесен документ. Но сами электронные документы продолжали храниться в СЭД, а в архив передавались либо бумажные документы, которые формировались перед подписанием, либо электронные документы на материальных носителях (магнитных/оптических дисках) в сопровождении бумажной описи. То есть архивы продолжали оставаться «материальными», а не электронными.

Мы же будем говорить о создании архивов электронных документов, для которых бумажного экземпляра не существует. При этом на протяжении всего срока хранения должна обеспечиваться сохранность и юридическая значимость ЭД, переданных в архив. 

Для успешной организации проекта создания нужно решить ряд организационных и технических вопросов. А для начала изучить два методических вопроса:

• Что из себя представляет процесс сдачи электронного документа в архив?

• Как подготовиться к созданию электронного архива организации?

Требования к архиву электронных документов

Архивистам знакомы «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом № 526 от 31.03.2015 г. Министерством культуры РФ. Если рассматривать их обобщенно, то правила говорят о том, что передача ЭД в архив не сильно отличается от передачи в архив бумажных документов. И это усыпляет бдительность, но в реальности это не совсем так! Основная причина заключается в том, что ЭД сильно отличается от бумажного документа. Основное отличие зафиксировано в самом определении ЭД.

То есть информация отделена от носителя, а для ее восприятия человеком требуются специальные технические средства. С этим связаны и основные сложности, которые возникают в процессе хранения ЭД: обеспечение воспроизводимости, юридической значимости и т.д. И это необходимо учитывать при передаче ЭД в архив.  Но не только это… 

Сам подход к работе с ЭД отличается от работы с бумажными документами. Практически любой официальный документ в организации «проходит» через множество подразделений. При работе с бумажным документом каждое из них может после завершения работы списать копию документа в дело своего подразделения, установив необходимый срок хранения.

В случае если работа с официальными документами в организации ведется в электронном виде (например, в СЭД), то все пользователи работают с одним ЭД. Копий при этом никто, как правило, не создает. Но когда работы по документу завершены, возникают вопросы, в какое дело списывать ЭД, кто будет являться владельцем этого дела? Эти вопросы необходимо проработать заранее при формировании номенклатуры дел, в которую включаются электронные дела (дела, содержащие ЭД).

Рассмотрим, какие этапы работ нужно будет пройти для организации электронного архива:

• Проанализировать виды ЭД и определить, какие информационные системы (ИС) будут являться источниками поступления ЭД в архив

• Определить, где будут храниться ЭД

• Определить момент передачи ЭД в архив

• Определить формат передачи документов

• Сформировать дела

• Передать ЭД на хранение

В общем-то, этапы организации хранения бумажных документов и ЭД схожи. Рассмотрим особенности и отличия.

Анализируем виды ЭД

Первое, с чего нужно начать – проанализировать, какие ЭД создаются в организации, и оценить их количество. Это позволяет определить специфические требования, предъявляемые к хранению ЭД и сформировать с учетом этих требований номенклатуру дел (НД). 

Как правило, большинство ЭД составляют документы временного (до 10 лет) срока хранения: служебные записки, первичные учетные документы, бухгалтерские документы и т.д. Такие документы не подлежат передаче в архив – за хранение отвечают структурные подразделения организации. Но при этом и для них необходимо обеспечить правильное хранение в соответствии с установленными сроками. 

Системы-источники ЭД

На текущий момент типовой является ситуация, когда в крупной организации используется множество специализированных ИС (СЭД, ERP и т.д.), в которых создаются и обрабатываются ЭД. Каждая ИС может обладать особенностями, определяющими формат хранящихся документов (docx, pdf, xml и т.д.), их метаданные, вид используемой ЭП (УКЭП, УНЭП, ПЭП) и формат ее хранения в ИС. Кроме того, важно учитывать, что один и тот же документ (или его метаданные) может храниться в нескольких системах. Например, документ может быть изначально создан и согласован в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки, или изначально созданный в одной ИС первичный учетный документ передается в другую систему, где на его основании формируется бухгалтерский документ.

Возникает вопрос «Откуда взять ЭД для передачи в архив?», другими словами, «Какая ИС будет являться ИС-источником?». В качестве ИС-источника имеет смысл выбрать ту ИС, в которой документ появился или сформировался изначально как официальный документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Определяем, где хранить ЭД

Оперативное хранение ЭД, как правило, осуществляется в той ИС, в которой он был создан. Это позволяет быстро обращаться к нему и использовать в оперативной деятельности. Для архивного хранения ЭД использование оперативных ИС не всегда эффективно, особенно если говорить о долговременном и юридически значимом хранении. Поэтому вопрос «Где будет осуществляться архивное хранение ЭД?» остается актуальным. 

Альтернативой использованию для хранения оперативных ИС является вариант выделения в ИТ-инфраструктуре предприятия отдельной ИС – системы архивного хранения документов. Этот вариант интересен по ряду причин:

• Разгрузка хранилищ оперативных ИС

• Организация длительного хранения документов по единым требованиям

• Снижение стоимость хранения

• Снижение требований к SLA

• Упрощение работы архивариусов и делопроизводителей

В случае, когда принимается решение о выделении специализированной системы для хранения ЭД, возникает вопрос передачи документов.

Определяем момент передачи ЭД в архивную систему

ЭД, создаваемые и поступающие в организацию, обрабатываются в некоторой ИС. При этом идет активная работа с документом. На данном этапе не только велико количество обращений к ЭД, но и происходит дополнение ЭД метаданными (информацией о подписантах, исполнителях и т.д.). После завершения работы с документом существует период времени, на протяжении которого вероятность и частота возникновения потребности в обращении к нему остается высокой – документ остается востребованным в оперативной деятельности. Для разных видов документов этот период может различаться. Например, распорядительные документы могут передаваться в архивную систему в конце года, а бухгалтерские - после завершения отчетного периода. Момент передачи ЭД в архивную систему должен определяться типом документа и системой-источником, исходя из особенностей бизнес-процесса, в рамках которого создавался документ.

Определяем формат передачи документов

Определив «моменты», когда документы могут быть переданы в архивную систему, возникает вопрос: Какую информацию по ЭД передавать (тело, подписи, метаданные), в каком формате? 

Упомянутые выше Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях предъявляют следующие требования к составу контейнера ЭД:

• документ в исходном формате и информация о его подписании;

• метаданные документа; 

• копия документа в специальном формате (например, PDF/A), обеспечивающая возможность воспроизводимости документа на протяжении срока его хранения.

При этом решение достаточного большого количества вопросов остается на усмотрение самой организации. Взять хотя бы вопрос, какие метаданные передавать по документу. В зависимости от вида документа они могут содержать не только реквизиты самого документа, но и другую «полезную» информацию, отражающую, например, ход исполнения или согласования документа.

Формирование дел

Хранение ЭД в ИС упрощает решение некоторых задач, для которых ранее использовались дела. В первую очередь это касается поиска документов. Но это не означает, что от дел можно совсем отказаться. Дела позволяют группировать документы по критериям, которые сложно сформулировать поисковым запросом. Кроме того, включение ЭД в дело определяет срок его хранения и ответственного за хранение.

Для того чтобы передать ЭД в архив, их нужно сформировать в дела. В номенклатуре дел должны найти отражение все виды документов, которые есть в организации, в т.ч. и ЭД. Также может потребоваться несколько пересмотреть подходы к формированию номенклатуры дел. С учетом больших объемов документов, создаваемых в различных системах-источниках, номенклатура должна позволять определять критерии или правила, по которым будет осуществляться предварительное формирование дел.

При этом большинство ИС организации, например, бухгалтерские, учетные и другие ИС, ничего «не знают» о номенклатуре дел. Возникает вопрос: «как сформировать дела?»

Возможно два варианта:

• Списание ЭД в дела в системе-источнике и передача ЭД в архивную систему вместе с информацией о деле, к которому он относится. Тут приходится решать проблему с системами-источниками, которые не «знают» о номенклатуре дел.

• Формирование дел непосредственно в архивной системе и распределение документов в них в момент приема. Для этого необходимо, чтобы общая номенклатуры дел организации была передана в архивную систему. Как правило, источником этого справочника для архивной системы является СЭД.

Процесс сдачи дел в архив

После того, как дела сформированы, ЭД можно передавать в архив. Процесс передачи дел в архив в соответствии со всеми правилами архивного делопроизводства может быть реализован как в СЭД, так и в архивной системе запуском специальных сценариев несколькими кнопками.

Подведем итоги

Управление бумажным архивом и оперативное хранение ЭД документов достаточно давно и успешно реализуется с помощью СЭД. Организация архивного хранения ЭД, и в т.ч. долговременного хранения ЭД, приводит к появлению новых требований, для реализации которых может потребоваться создание специализированной архивной системы. В этом случае СЭД может выступать как источник ЭД и нормативно-справочного аппарата (например, источник номенклатуры дел).

Кроме того, для передачи ЭД в архив организации необходимо решить ряд задач:

• Методических

• Разработка правил и требований, предъявляемых к хранению всех существующих видов ЭД организации. При этом нужно учитывать, что все большее количество ЭД переводится в электронный вид.

• Пересмотр НД с учетом особенностей ЭД.

• Создание внутренних НПА, дополняющих существующую нормативную базу по организации хранения документов. 

• Организационных

• Определение владельца процесса хранения ЭД и наделение его соответствующими полномочиями.

• Обеспечение исполнения разработанных НПА.

• Технических

• Обеспечение комплекса технических и программных средств, необходимых для создания архива. Могут потребоваться значительные аппаратные ресурсы (дисковое пространство, оперативная память и т.д.), а также использование специального ПО, например, TSP-сервер. 

• Организация передачи ЭД в архив в соответствии с требованиями, определенными архивной системой. Это может потребовать доработки ИС-источников документов. 

Следующие шаги возьмет на себя автоматизированная архивная информационная система. Использование электронного архива позволяет организации:

• ускорить и упростить доступ для сотрудников к документам, находящимся на хранении;

• обеспечить сохранность всех документов организации, в т.ч. документов временного, до 10 лет, срока хранения; 

• снизить нагрузку на оперативные хранилища, а также снизить стоимость хранения документов за счет меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения по сравнения с требованиями к оперативным системам.

Архивное хранение электронных документов – это важная для организации задача. Документы являются подтверждением операционной деятельности организации. Поэтому необходимо обеспечить их сохранность и юридическую значимость на протяжении всего срока их хранения.