Платформа Docsvision обеспечила непрерывность бизнес-процессов блока «Учёт расчётов с поставщиками» на предприятиях AGC
AGC – мировой лидер в производстве стекла для архитектурно-строительного и автомобильного применения. В России компания работает с 1997 года и на сегодняшний день успешно обеспечивает потребности российского рынка. Производственные комплексы работают в Московской и Нижегородской областях, и каждое 4 здание остеклено с применением продуктов AGC. Дистрибуционная сеть насчитывает более 30 офисов и складов по всей России.
В 2022 году российское подразделение AGC было выведено за пределы ИТ-периметра группы, что привело к потере доступа к международным ИТ-сервисам. Бухгалтерия осталась без ИТ-инфраструктуры для отражения операций кредиторской задолженности.
Чтобы обеспечить непрерывность критически важного бизнес-процесса, российский кластер AGC должен был оперативно организовать бизнес-процессы в новой ИТ-среде. За 3 месяца процесс «Учёт расчётов с поставщиками» был развёрнут на платформе Docsvision в результате проекта, реализованного опытным интегратором «Смарт-Докс».
К этому моменту российское подразделение AGC уже использовало сервис внешнего электронного документооборота с поставщиками. Специалисты из «Смарт-Докс» оперативно настроили интеграцию систем внешнего и внутреннего ЭДО. Данные из документа, полученного от контрагента, загружаются во внутреннюю систему, проходят по маршруту согласования и попадают на оплату в бухгалтерскую службу. Бухгалтера в учётной системе создают проводки, фиксируют данные по оплате в карточке документа.
В случае обработки бумажных документов сотрудник, принимающий работы или поставку от контрагента, заводит данные в систему Docsvision непосредственно и инициирует процесс обработки и оплаты документа. По завершении жизненного цикла документа (оригинал поступает в головной офис на хранение в консолидированный архив) данные в СЭД также переходят в архив.
Таким образом, за 3 месяца российская компания AGC мигрировала критически важный бизнес-процесс по учёту и оплате задолженности поставщикам. Дополнительно удалось реализовать архив бухгалтерских документов, который в будущем может быть использован при организации доступа ко внутренним данным в рамках налогового мониторинга. Сотрудники получили единое окно для работы с поставщиками сырья, материалов, работ и услуг.
«В компании AGC платформа Docsvision зарекомендовала себя как эффективное решение для организации различных документоцентричных процессов. К 2022 году здесь было уже реализовано порядка 36 бизнес-процессов. Соответственно, у нас не было сомнений, где разворачивать миграцию критически важного процесса по учёту расчётов с поставщиками из зарубежной ИТ-системы. В результате его «приземления» на российскую платформу Docsvision мы даже оптимизировали внутренние процессы. Сотрудники ещё больше заинтересованы в переходе на электронный документооборот с контрагентами, так как могут избежать бумажной волокиты в прямом смысле слова. В целом, мы видим, как с начала пандемии число контрагентов, с которыми мы работаем по ЭДО, увеличилось в 2 раза», - прокомментировала проект Ирина Лазарева, руководитель отдела по учёту расчётов с контрагентами и казначейскими операциями AGC.
Платформа Docsvision была внедрена на российском предприятии AGC в 2019 году компанией-интегратором «Смарт-Докс». ИТ-система оцифровала работу нескольких десятков типов документов, ускорила передачу информации о платежах между головным офисом и территориально разрозненными предприятиями. В электронный вид были переведены приказы на командировки, путевые листы и авансовые отчёты, приказы на представительские расходы, автоматизирован блок работы с доверенностями. К 2024 году на базе платформы Docsvision автоматизировано порядка 37 внутренних бизнес-процессов. Система внутреннего документооборота продолжает развиваться в эффективном сотрудничестве с компанией «Смарт-Докс».
