Внедрение системы электронного кадрового документооборота

• Обеспечить быстрый и удобный доступ сотрудников к кадровым услугам;

• Обеспечить прозрачность движения кадровых документов;

• Повысить скорость согласования и подписания документов;

• Снизить трудозатраты на кадровый документооборот;

• Повысить кол-во автоматизированных и автоматизированных операций в рамках кадрового документооборота;

• Оптимизировать затраты на содержание оперативных и долговременных архивов.

2024

В апреле 2024 г. проект запущен в опытно-промышленную эксплуатацию. Проект не закрыт до полного перехода всех работников на ЭКДО.

В электронный вид переведены основные кадровые документы. В процессе перевода – документы, по которым ведется специфичный документооборот.

Повысилась скорость согласования за счет отказа от части согласующих и отказа от пересылки документа согласующим и исполнителям (они могут находиться в разных городах).

Сотрудники, задействованные в процессах ЭКДО, получают необходимую для их работы информацию автоматически – путем передачи данных в используемые ими системы.

Результаты оценки системы ЭКДО пользователями:

• 63% оценивают удовлетворенность системой на высший балл;

• 86% отметили улучшения в процессе подачи заявления (создания, подписания, скорости получения обратной связи);

• 81% работников полностью удовлетворены процессом подписания документа.

Решена проблема некорректного оформления заявлений, работники отслеживают статус своего документа онлайн.

• ЕСМ-платформа WSS Docs как единая система электронного документооборота в компании;

• Кадровый модуль на базе ЕСМ-платформы WSS Docs.

•  Сервер для хранения документов.

•  Общедоступное рабочее место для доступа работников, не имеющих учетной записи в AD, оборудованное сканером и принтером.

•  Архивная система.

•  Мастер-система.

•  Система изготовления и хранения ключей электронных подписей.

•  Система учета учетных записей работников (Active Directory).

•  Система фиксации задач и контроля за своевременностью подписания электронных документов.

В проекте не используются решения из каталога Global CIO

• Большое количество реализованных интеграций;

• Специфичные требования компании к настройке маршрутов документов;

• Специфичные требования компании к настройке доступов к документам;

• Необходимость учета требований специалистов смежных подразделений (юристов, архивариусов и т.д.);

• Большая работа по мотивации сотрудников переходить на ЭКДО:

разработаны обучающие курсы, инструкции, адаптированные под разный уровень компьютерной грамотности;

мероприятия по привлечению работников в ЭКДО (памятки, брошюры, видеоматериалы, СМИ, социальные сети, встречи с коллективами, конкурсные программы);

сувенирная продукция, разработан брендбук и логотип ЭКДО;

публикация информации на внутренних ресурсах ФосАгро: раздел ЭКДО на корпоративном портале и в мобильном приложении ПРО ФосАгро;

создано единое окно по консультированию по вопросам ЭКДО (служба поддержки, интерактивный помощник).

1. Система отвечает требованиям кадровых специалистов, специалистов табельного учета, специалистов по расчетам с персоналом, юристов, сотрудников архива, специалистов по роботизации и т.д.

2. Система удобна работникам с разным уровнем компьютерной грамотности:

   Система оптимизирована под каждый вид документов с автоматическим предзаполнением карточки электронного документа в заявлениях, заявках. Карточка документа дополняется необходимыми полями в зависимости от вида заявления.

3. Разработано мобильное приложение: 

   В приложении сотрудники инициируют, подписывают, ознакамливаются с кадровыми документами, отслеживают статус ранее направленных документов. Это делает кадровый документооборот оперативным, а также доступным и прозрачным для работника.

4. WSS Docs оптимизирует 6 бизнес-процессов:

   Кадровые приказы

   Кадровые договоры и доп. соглашения

   Кадровые заявления

   Кадровые заявки:

   Кадровые справки:

   Рабочие документы: сотрудники могут обратиться в отдел кадров по прочим вопросам, например, запросить открытие лицевого счета. Реализован документооборот по документам, отличным от стандартных кадровых операций (пример: уведомление работника о начале отпуска).

5. Реализованы отчеты по кадровым документам со статистикой оформленных документов в разрезе статуса движения документов, организации, структурного подразделения, должности, ФИО.

6. Документы подписываются ПЭП, НЭП и КЭП:

   WSS Docs поддерживает работу с ключами электронных подписей, которые выпускаются, продляются и блокируются Удостоверяющим Центром ФосАгро.

   Реализован функционал:

   автоматический выбор МЧД;

   контроль сроков подписания;

   автоматический выбор необходимого вида подписи;

   автоматическое подтягивания данных о необходимом сертификате подписи;

   контроль обязательности прочтения документа перед подписанием;

   возможность массового подписания документов и проверки факта ознакомления пользователя с документом перед подписанием.

   После подписания в файл документа проставляется штамп с информацией о том, кто подписал документ, когда, каким сертификатом, данные об МЧД при наличии.

7. Обеспечено оперативное хранение, а также архивное хранение подписанных документов в соответствии с Приказом Минтруда № 578н:

   По итогам подписания документа система автоматически формирует комплект и направляет в архивную систему. Комплект содержит все необходимые данные по документу и его подписании.

   При подписании документа проставляется отметка времени, на стороне архивной системы происходит перештамповка для подтверждения юридической значимости при хранении документа.

8. Реализована возможность передачи документов работнику:

   Работник может просмотреть образ документа с отметками о подписании. Форма документа сохранена в привычном виде, штампы о подписании проставляются в полях, в которых ранее проставлялись подписи. Работник может сохранить образ документа или отправить на печать. В рамках соблюдения статьи 22.3 ТК РФ для работника реализована возможность получения электронного документа с контейнером подписания путем сохранения на компьютер и отправки на email.

Географические границы 22 населенных пункта