Подписание кадровых документов юридически значимой ЭЦП через Telegram

✔ 1С:Документооборот

✔ Telegram

Большинство разных систем Документооборота в коробке с системой предоставляют мобильные приложения, сейчас и платформа 1С позволяет быстро разрабатывать адаптивные приложения с акцентом на специфику бизнеса.

Пока типовое мобильное приложения 1C:Документооборот не позволяет подписывать документы по ЭЦП.

Сначала хотели сделать свое мобильное приложение на 1С и в ходе разработки столкнулись с рядом сложностей:

1. Сложная архитектурная реализация, особенно обмены. В будущем постоянные расходы на сопровождение;

2. Сложная адаптация под множество разных устройств и версий Android и IOS, одно и тоже приложение на разные устройства может работать абсолютно по-разному;

3. Нестабильная работа приложения VPN, для организации доступа к сети. Не всегда есть возможность взять телефон для отладки у сотрудника компании, да и как отладить стороннее приложение.

Если первые 2 пункта можно обойти, взяв типовое приложение или мобильное приложение с автономным режимом работы, то пункт 3 остается нерешенным при определенной архитектуры доступа к сети.

Проработав решение пункта 3, сделали связку через телеграм. Для этого потребовалось:

1. Использовать только зашифрованные протоколы соединения для передачи данных;

2. Использовать и хранить все настройки на внутреннем сервере, что позволило бы отключать пользователей от сети при необходимости;

3. Использовать многоуровневое подключение и изоляционную передачу данных с разной аутентификацией;

4. Хранить id всех отправленных сообщений, которые можно отследить и при необходимости потом удалить;

5. Реализовать работу с многопоточными сообщениями, и минимизировать время работы с очередью сообщений.

Кадровые документы необходимо подписывать.

Подписывать документы можно вручную, для этого нужно приехать в офис или удаленно через электронно-цифровую подпись (ЭЦП).​

В период пандемии, да и вообще, когда сотрудники работают по всей России, не всегда есть возможность приехать в офис.

Для реализации подписания кадровых документов электронно-цифровой подписью мы решили следующие задачи:

✔ Подготовили и утвердили приказом положение о подписании кадровых документов ЭЦП.

✔ Подготовили и подписали дополнительное соглашение к трудовому договору о согласии подписывать документы посредством ЭЦП.

✔ Проработали удаленный доступ к системе без дополнительных расходов на лицензии Active Directory, так как многим профессиям не нужны компьютеры (курьеры, водители, актеры, строители и т.п.).

✔ Выбрали ЭЦП для каждого вида документа. Нужно разумно оценивать риски/стоимость и применять для соответствующих документов нужные подписи.

В законодательных актах нет соответствия типа ЭЦП к виду документа, каждая компания сама оценивает риски и принимает решение.

Логика может быть такой:

- если нужна подпись только сотрудника, то достаточно ПЭП (простой электронной подписи);

- если нужна подпись сотрудника и компании, и документ не несёт больших юридических рисков, то достаточно НЭП (неквалифицированная электронная подпись);

- если документ несёт большие юридические риски, как к примеру трудовой договор, то лучше использовать КЭП (квалифицированная электронная подпись).

КЭП стоит денег, остальные можно получить бесплатно.

Видео презентация по ссылке.

Телеграм-бота создаёт ИТ специалист. У каждой компании свой бот.