Цифровой офис сопровождения поставок металлолома на ПАО «ММК»

Заказчик:

ПАО "ММК"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Вадим Феоктистов

Главный специалист по информационным технологиям

Поставщик

ООО "Центр технологий роботизации "Некст"

Год завершения проекта

2021

Сроки выполнения проекта

Январь, 2020 - Октябрь, 2021

Масштаб проекта

20000 человеко-часов

Цели

Создание цифрового офиса, на 100% состоящего из программных роботов RPA.

Цифровизация процесса – исключение бумажных носителей, создание централизованного хранилища данных о транзакциях, формирование цифрового следа всех операций, исключение ошибок, вызванных человеческим фактором.

Исключение рисков невозврата авансовых платежей за недопоставку металлолома.

Исключение переплаты за несоответствующий вид и вес металлолома, потерь от некорректного ценообразования на лом.

Обеспечение бесшовности процесса при взаимодействии с банками (оплата, валютный контроль) и РЖД (логистика из Этран).

Минимизация изменения существующих IT систем, сокращение сроков и стоимости автоматизации.

Уникальность проекта

Цели проекта были достигнуты с помощью технологии RPA, существующая ERP и сопутствующие системы не модернизировались и не перевнедрялись
Кросс-функциональный процесс, критичный к остановке, выполняется в автономном режиме без участия человека. Сотрудники подключаются, только когда требуются нестандартные решения
Роботы формируют рейтинг надежности поставщиков, могут самостоятельно блокировать платежи
Проект позволил изменить стратегию закупок металлолома, повысить уровень сырьевой безопасности, существенно расширить пул действующих поставщиков
Реализован высокий потенциал проекта: сопровождение поставок от резидентов на старте проекта тиражировано на поставки от нерезидентов
Весь объем поставляемого металлолома обрабатывается программными роботами RPA
Скорость обработки операций (32 тыс./мес.) и документов (30 тыс./мес.) выросла в 5 раз, ошибки отсутствуют, осуществляется контроль поставок в реальном времени, 100% прозрачность действий.

Использованное ПО

Uipath Enterprise Platform
OEBS Oracle R12 ERP
Web - клиент Банка
Oracle Apex
БД Oracle
БД MS SQL Server
ЭТРАН
Электронные ключи (токен)
Серверное оборудование

Сложность реализации

Сложно было описать и систематизировать под автоматизацию данный процесс, так как его выполняли 9 функциональных подразделений внутри Группы ПАО "ММК", были задействованы 32 сотрудника.

Взаимодействие между сотрудниками осуществлялось как в последовательном, так и в параллельном режимах. Кроме того, данный процесс является непрерывным, критичным к остановке, сбой в бизнес-процессе может привести к простоям производства.

Применение технологии RPA позволило плавно автоматизировать бизнес-процесс без его остановки и жесткого вмешательства. На следующем этапе возникли вопросы информационной безопасности RPA.

Основную часть своей работы роботы производили во внутренних учетных системах, ERP на базе Oracle, BI, банк-клиентах и так далее. Необходимо было продумать детали интеграции роботов в корпоративную ERP-систему и способы администрирования его прав.

Сложность заключалась во множестве различных ролей и сущностей в ERP - для каждой нужно было прописать сценарии взаимодействия с роботом. В операциях, совершаемых роботом в банк-клиенте, по согласованию с банком запретили роботу выполнять действия, требующие одобрения на оплату сделок. Он может создать только шаблон платежа, но не может согласовать какие-либо действия. В бизнес-процессе использовался большой объем бумажных документов, от которых необходимо было избавиться. Входящие документы были плохого качества и не пригодны к машинному распознаванию, в дальнейшем они проходили сложную схему визирования и согласования. Отсутствовало централизованное хранение подтверждающих документов.

Проблема доверия к роботам: ПАО "ММК" ежегодно закупает около 3 миллионов тонн металлолома в год, на сумму примерно 80 млрд рублей. Суперсложной задачей было убедить менеджмент доверить эти деньги роботам.

Описание проекта

ПАО "Магнитогорский металлургический комбинат" входит в число крупнейших мировых производителей стали и занимает лидирующие позиции среди предприятий черной металлургии России. Объем производства составляет около 12 миллионов тонн стали в год. Процесс обеспечения металлоломом является стратегическим для ПАО ММК. Объем поставки лома составляет около 3 миллионов тонн в год, а это 150 грузовых вагонов в сутки - масштаб документооборота и количество операций по оформлению, учету, контролю и оплате данного объема лома требовали огромного количества трудозатрат. В бизнес-процессе участвовали: логисты, коммерческая служба, финансисты, управление производством, юристы, бухгалтеры, программисты, экономисты, ответственные по договорам. 32 сотрудника обрабатывали около 30 000 документов в месяц. На базе существующей в компании ERP-системы интегрировано RPA - решение и органично встроено в процессы взаимодействия с большим количеством поставщиков. Нашим специалистам удалось быстро наладить связку со всеми контрагентами, в том числе и банками. "Офис" из 25 роботов в рамках бизнес-процесса выполняет следующий функционал:

получение данных об отгрузке от поставщиков (сканированные ж/д квитанции, инвойс);
проверка действия договора с поставщиком;
проверка взаиморасчетов (задолженности) с поставщиком;
проверка отправки вагона через систему РЖД;
расчет стоимости отправленных вагонов;
определение нормативного срока вагонов в пути;
расчет авансового платежа исходя из стоимости вагонов;
проверка наличия лимитов бюджета;
подготовка документов для оплаты в ERP;
подготовка документов валютного контроля;
отправка платежных документов в клиент-банк;
осуществление предоплаты;
расчет стоимости прибывшего вагона (с фактическим видом и весом лома);
расчет окончательного платежа исходя из фактической стоимости вагона;
осуществление окончательной оплаты;
отправка документов поставщику (приемо-сдаточный акт, акт сверки);
формирование бухгалтерских проводок в ERP по поставленному лому;
ведение базы данных всех транзакций;
формирование рейтинга надежности поставщиков;
пополнение централизованного хранилища подтверждающими документами.

В итоге роботы помогли расширить возможности закупки сырья. До внедрения у процесса было много участников, его масштабирование привело бы к необходимости нанимать новых работников. С помощью RPA теперь мы можем обрабатывать на порядок больше операций без расширения штата, управляя рисками его невозврата.

География проекта

Проект реализован на территории ПАО "ММК" в городе Магнитогорск, Челябинской области.