Автоматизация бизнес-процессов управления командировками на авиастроительном предприятии

• Стандартизация процессов управления командировочными документами в АО «УЗГА»;
• Снижение трудозатрат на сопровождение процесса управления командировками;
• Обеспечение полноты данных в системе;
• Снижение объема бумажного документооборота по бизнес-процессам командирования сотрудников;
• Сокращение сроков предоставления информации в ответственные подразделения и бухгалтерию.

• 1С Документооборот, ред. 2.1
• 1С Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1
• 1С MDM

• Высокий уровень бюрократизации на предприятии;
• Низкая компьютерная грамотность и консерватизм пользователей;
• Большое количество пользователей (>4000);
• Территориальное распределение пользователей;
• Большой объем нормализуемых данных: различные маршруты для разных видов командировок, более 100 условий по маршрутизации документов.
• Жесткие требования к ограничению прав различным группам пользователей к документам и их реквизитам;
• Сложность маршрутизации документов (в зависимости от территориальной расположенности).

В рамках реализации проекта был проведен аудит исторических бизнес-процессов, а также выстроены новые бизнес-процессы по управлению командировками и разработаны маршруты согласования цифровых командировочных документов.

Для снижения трудозатрат на формирование командировочной документации и её согласование был разработан единый цифровой документ с необходимым набором автозаполняемых печатных форм и отчетов.

Реализация проекта позволила полностью автоматизировать процесс командирования сотрудника от создания план-графиков до завершения командировки и сместить точку старта процесса с секретарей на инициаторов командировок, тем самым обеспечив полноту необходимых данных на входе.

На базе основного бизнес-процесса был разработан механизм автоматической выдачи задач ответственным секретарям для регистрации приказа, механизм автоматической выдачи задачи начальнику транспортного цеха для оформления маршрутных листов (если это необходимо), механизм автоматической выдачи задач сотрудникам отдела экономической безопасности для согласования расходов, понесенных в командировке.

Для обеспечения потребности в унифицированных актуальных данных о сотрудниках, направляемых в командировку, была выполнена интеграция между кадровой системой 1С ЗУП (данные по сотрудникам), MDM-системой в части информации о контрагентах и конечной системой 1С Документооборот.

Охвачены и автоматизированы блоки:

• Создание электронной карточки приказа о направлении в командировку;
• Электронное согласование с руководителем подразделения;
• Дистанционный заказ билетов и бронирование гостиниц;
• Электронное формирование и согласование командировочной отчетности;
• Предоставление расходов в отдел экономической безопасности;
• Электронное аннулирование командировки;
• Электронное завершение командировки
• Механизмы анализа расходов, понесенных в командировке, в разрезе статей затрат и проектов.

Достигнутые результаты:

• Внедрение блока командировок позволило отказаться от бумажного введения командировочных документов и избыточных бизнес-процессов, объединив все процессы в одном документе;
• Сокращено количество формируемых документов с 5 до 1 сквозного цифрового документа с набором необходимых печатных форм.
• Сокращено время оформления и согласования документов;
• Сведены к минимуму ошибки при оформлении командировочных документов.

Более 25 площадок в 8 городах: