Автоматизация претензионно-исковой работы с контрагентами организаций Госкорпорации «Росатом»

Заказчик:

Госкорпорация «Росатом»

Руководитель проекта со стороны заказчика

Леонид Летчфорд

Начальник Управления качеством

Поставщик

АО «Гринатом»

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Февраль, 2021 - Июнь, 2022

Масштаб проекта

11000 автоматизированных рабочих мест

Цели

Повышение эффективности бизнес-процесса претензионно-исковой работы с контрагентами посредством автоматизации формирования юридически значимых документов по качеству (ЮЗДК), необходимых для ведения претензионно-исковой работы.
Обеспечение исполнения обязательств по договорам контрагентами организаций Госкорпорации «Росатом».
Обеспечение возмещения убытков, связанных с невыполнением контрагентами обязательств по договорам поставки/подряда.
Сокращение трудозатрат и сроков протекания автоматизируемых процессов ведения претензионной работы с контрагентами.
Переход на безбумажный юридически значимый документооборот с использованием электронной подписи в процессе претензионной работы с контрагентами.

Уникальность проекта

Росатом осуществляет масштабную программу сооружения АЭС как в Российской Федерации, так и за рубежом, а также производство инновационной неядерной продукции. Особую значимость при этом имеют вопросы обеспечения качества при осуществлении поставок продукции и выполнения работ контрагентами (поставщики и подрядчики) для организаций атомной отрасли.

Необходимость контроля выполнения обязательств по договорам с большим количеством контрагентов и связанная с этим претензионно-исковая работа, определяют обязательность наличия цифрового инструмента, обеспечивающего автоматизацию бизнес-процесса претензионно-исковой работы, применяемого всеми участниками производственных процессов, реализуемых организациями отрасли и их контрагентами.

Автоматизация претензионно-исковой работы с контрагентами организаций Госкорпорации «Росатом» осуществляется посредством автоматизированного формирования юридически значимых документов по качеству (ЮЗДК), необходимых для ведения претензионной работы.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

При выборе ПО для создания функционала учитывались следующие факторы:

1. Гибкие возможности настройки бизнес-логики решения для сокращения времени реализации продукта.
2. Удобство пользователя при работе с функционалом.

Для реализации функционала по результатам анализа существующих продуктов использована платформа 1С:Предприятие 8.3 (1C:Document Management 8), в которой уже реализованы базовые механизмы организации командной работы при выполнении задач по процессам.

Для реализации интуитивно понятного пользовательского интерфейса реализован веб‑портал на базе платформы 1С-Битрикс: Управление сайтом, который позволил преодолеть ограничения платформы 1С:Предприятие 8.3 по созданию пользовательских интерфейсов. При проектировании веб-интерфейса проектная команда, включая представителей бизнес-направления, отталкивалась от привычных для пользователей приложений интернет-банкинга и социальных сетей.

Для обеспечения подписания документов электронной подписью используется разработанная в АО «Гринатом» платформа доверенных сервисов, предоставляющая возможности подписания электронных документов электронной подписью. Серверное оборудование и ПО развернуто исходя требований непрерывной доступности Системы 24х7.

Сложность реализации

Основная сложность реализации связана с внедрением функционала формирования ЮЗДК в текущую юридическую практику организаций по ведению претензионной работы с контрагентами.

Для внедрения функционала формирования ЮЗДК потребовалось:

разработать методологию претензионной работы;
установить единый формат комплекта юридически значимых документов для претензионной работы;
оптимизировать процесс претензионной работы в организациях с учетом особенностей их деятельности;
интегрировать контрагентов в процесс допретензионного урегулирования задолженности путем включения соответствующий требований и условий в договоры, заключаемые организациями отрасли с поставщиками и подрядчиками.

Описание проекта

Функционал формирования юридически значимых документов по качеству (ЮЗДК), необходимых для ведения претензионно-исковой работы, реализован в соответствующем модуле Единой отраслевой системе управления качеством Госкорпорации «Росатом» (ЕОС – Качество). ЕОС-Качество – это информационная система, обеспечивающая единый подход к управлению качеством для всех предприятий атомной отрасли и их контрагентов в РФ и за рубежом. ЕОС-Качество имеет свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ № 2021614466.

При возникновении событий, связанных с невыполнением контрагентом обязательств по договору, являющихся основанием формирования ЮЗДК, функционал формирования ЮЗДК позволяет:

- Обеспечить вызов представителя контрагента для проведения совместного рассмотрения или расследования факта невыполнения обязательств по договору или несоответствия;

- Провести очное рассмотрение или расследование факта невыполнения обязательств по договору или несоответствия, загрузить результаты в ЕОС-Качество, сформировать электронные юридически значимые документы по качеству и подписать их усиленными ЭП;

- Сформировать, подписать усиленной ЭП и выставить контрагенту требование об устранении несоответствия, либо, в случае принятия решения об устранении несоответствия собственными силами, требования о возмещении расходов на устранение несоответствия;

- В случае невыполнения контрагентом предъявленных требований – сформировать пакет документов, свидетельствующих о невыполнении контрагентом обязательств по договору и действиях, предпринятых организацией для урегулирования конфликта, и передать запрос на претензию и пакет документов в юридическую службу организации для инициирования ПИР.

Если в договоре установлена ответственность контрагента за невыполнение обязательств по договору или выявленное несоответствие, то необходимо инициировать претензионно-исковую работу по взысканию неустойки (возмещению убытков), связанных с неисполнением /ненадлежащим исполнением должником обязательств по договору, касающихся качества и устранения несоответствий продукции, работ, услуг.

При выявлении и регистрации в ЕОС-Качество факта невыполнения обязательств по договору или несоответствия функционал формирования ЮЗДК автоматически формирует задание пользователю на формирование комплекта ЮЗДК.

Уполномоченный пользователь, выполняя задачу на формирование комплекта ЮЗДК, формирует Запрос на претензию, в который автоматически подтягивается основная информация по несоответствию, а именно:

- данные о несоответствии,
- номер договора,
- наименование организации-кредитора,
- наименование организации-должника,
-ФИО ответственного за исполнение договора.

Далее заполняет дополнительные поля и направляет Запрос на претензию на согласование пользователю с ролью «Ответственный за исполнение договора».
В зависимости от событий, являющихся причиной инициирования ПИР, комплект ЮЗДК, формируемых в ЕОС-Качество, может включать следующие документы:

Уведомление о несоответствии;

Копии первичных документов о несоответствии, сформированных как посредством функционала формирования ЮЗДК, так и загруженных;
Уведомление о вызове;
Акт рассмотрения/ расследования несоответствия продукции с приложением копий документов к нему (при наличии);
Акт о неприбытии (если Контрагент не направил своего представителя на рассмотрение/ расследование несоответствия);
Акт об отказе от подписи (если контрагент принял участие в рассмотрении/ расследовании несоответствия, но отказался подписывать акт либо подписал акт с особым мнением);
План коррекции;
Акт об устранении несоответствия;
Требование о возмещении расходов.

При определении подхода к управлению проектом была проведена большая подготовительная работа:
проведено обследование процессов управления качеством на предприятиях Госкорпорации «Росатом»;

проведено обследование процессов ведения претензионно-исковой работы на предприятиях Госкорпорации «Росатом»;
разработаны функционально-технические требования и техническое задание, определены бюджет и сроки проекта; • исследован рынок разработчиков программного обеспечения;
проведена предварительная оценка рисков проекта;
определены потребности в экспертах по направлениям: юриспруденция, информационная безопасность, архитектуре ИТ-систем, их интеграции, управлению ИТ-проектами.

Основными этапами создания функционала (модуля) претензионно-исковой работы ЕОС-Качество являлись:

проведение необходимого реинжиниринга бизнес-процессов процессов на предприятиях Госкорпорации «Росатом» для достижения их унификации;
проектирование и создание ИТ-решения модуля по формированию ЮЗДК;
опытная эксплуатация системы в части модуля ЮЗДК;
перевод модуля ЮЗДК системы в постоянную промышленную эксплуатацию.

География проекта

Российская Федерация, Турецкая Республика, Республика Беларусь, Венгрия и другие страны, в которых Росатом ведет бизнес.

Дополнительные презентации: