Внедрение "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФГБОУ ВО "Адыгейский государственный университет"

Заказчик:

ФГБОУ ВО «Адыгейский государственный университет»

Руководитель проекта со стороны заказчика

Андрей Шопин

Руководитель центра цифровой трансформации

Поставщик

Портал-Юг

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Сентябрь, 2021 - Декабрь, 2022

Масштаб проекта

521 автоматизированное рабочее место

Цели

Снижение "потерь" документов. Цифровизация бизнес-процессов взаимодействия отделов и отдельных сотрудников.
Обеспечение достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации.
Уменьшение времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов.
Повышение эффективности исполнения заданий и документов сотрудниками Университета.
Снижение количества бумажных документов.

Результаты

Так как сроки на реализацию проекта были сжатыми – было решено разделить проект на несколько стадий, в рамках которых последовательно внедрять подсистемы "1С:ДГУ". В первую очередь автоматизирована была работа с корреспонденцией и приказами.

Для большинства сотрудников работа в программе на платформе "1С:Предприятие" была новым опытом. Поэтому особое внимание уделялось обучению, в котором на начальной стадии приняло участие более ста сотрудников университета. Всего же за весь проект обучающие курсы посетили 200 слушателей.

Важным этапом был период опытно-промышленной эксплуатации системы, когда ИТ-сотрудники Университета совместно со специалистами компании "Портал-Юг" оказывали консультационную и при необходимости техническую поддержку всем новым пользователям. Вопросов было много, возникали и спорные ситуации, однако итог был достигнут – полноценно используемая система электронного документооборота.

По результатам всех стадий проекта были реализованы следующие задачи:

Обработка входящих документов осуществляется систематизировано, по фиксированным цепочкам.
Подготовка и обработка исходящих документов – документы проходят цикл согласования, утверждения и регистрации намного быстрее, чем те же процессы, которые проходят на бумажном носителе.
Подготовка и обработка внутренних документов (приказов по основной деятельности, образовательных документов, научных документов) – уменьшился поток документов на бумажном носителе, все процессы (рассмотрение, исполнение) отображаются в системе электронного документооборота, облегчился поиск документов. Появилась возможность ознакомить с распорядительными документами практически всех сотрудников Университета в максимально короткие сроки.
Использование электронной подписи (ЭП): рассмотрение и обработка документов осуществляется с помощью ЭП. Визуализация штампа электронной подписи наносится на документы.
Контроль исполнения документов и поручений (на базе механизма Мероприятий) – процесс позволяет контролировать практически весь документооборот Университета, появилась возможность выявить неэффективных сотрудников.
Подготовка, согласование и утверждение договорных документов – процесс позволяет намного быстрее согласовать и подготовить договор.
Подготовка, согласование и утверждение образовательных документов с использованием средств бесшовной интеграции.
Подготовка, согласование и утверждение научных документов.
Доработка интерфейса и функционала программного продукта для повышения комфортности работы в системе:

регистрационные номера для мероприятий;
модификация формы и функциональности формы "На контроле";
Работа с загрузкой входящей корреспонденции из почтовых клиентов;
модификация очередности задач в рамках одного этапа, для автоподстановок возвращающий несколько пользователей;
автозаполнение регистрационных данных документа на файлах визуализации ЭП.

За неполный год эксплуатации системы накоплена следующая статистика по группам документов:

договоры – 2683 экземпляра;
приказы по образовательной деятельности – 2426 экземпляров;
приказы по основной деятельности – 2002 экземпляра;
служебные документы – 1920 экземпляров;
научные приказы – 116 экземпляров.

Сроки и качество (по 10-балльной системе):

соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10-балльной системе: 10
общая удовлетворенность пользователя услугами компании-исполнителя, баллов по 10-балльной системе: 10

Сроки и качество:

отклонение по срокам: 0 %
отклонение по бюджету: 0 %

Экономический эффект от внедрения (%):

сокращение трудозатрат в подразделениях: 20 %
ускорение получения управленческой отчетности: 15 %
сокращение операционных и административных расходов: 7 %
сокращение производственных издержек: 9%
снижение производственного брака: 10 %
сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 25 %

Уникальность проекта

На первый взгляд проект является «типичной» историей автоматизации, однако есть ряд причин обратить на него особое внимание:

Быстрый результат – работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией стартовала спустя всего 3 месяца после старта проекта.
Использование новых возможностей платформы "1С:Предприятие" – в рамках проекта сотрудники Университета активно начали использовать Систему взаимодействия: переписки, видеозвонки. А также полностью осуществлен переход на использование Электронной Подписи.
Масштабирование – в ходе проекта подключались всё новые процессы, а также не охваченные подразделения и кафедры. Подключение новых участников проходило быстро, т.к. изначальные настройки были гибкими и позволили расширять охват автоматизации.
Импортозамещение – проект использует исключительно отечественное и свободно распространяемое программное обеспечение: конфигурации на платформе "1С:Предприятие", СУБД PostgreSQL, ОС для серверов и клиентских компьютеров Astra Linux.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

Сложность реализации

В процессе внедрения были решены следующие сложности:

Масштабное обучение – во время ввода в эксплуатацию было проведено обучение 200 слушателей, на практических примерах продемонстрирована работы в системе электронного документооборота.
Автоматизация процессов "с нуля" – новая система электронного документооборота объединила все подразделения и пользователей, ранее не работавших в единой системе.

Описание проекта

Адыгейский государственный университет — высшее учебное заведение в городе Майкопе — столице Республики Адыгея. История Адыгейского государственного университета начинается в 1940 году, когда в г. Майкопе был открыт Учительский институт, ставший в 1952 году Адыгейским педагогическим институтом, а в 1993 году — государственным университетом. В настоящее время АГУ является ведущим учебным и исследовательским центром Республики Адыгея, в котором ежегодно учатся более 7,5 тысяч студентов, из которых 2 тысячи – иностранцы. Помимо более 90 образовательных программ, Университет занимается научной деятельностью, а также обучением школьников.

На базе ВУЗа регулярно проводятся региональные и всероссийские научно-исследовательские мероприятия. Взаимодействие с большим количеством физических лиц и организаций является причиной большого объема документооборота. В связи с этим появилась необходимость систематизировать документы, контролировать их, облегчить поиск и в то же время получать оперативный доступ к документам.

Программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения" ("1С:ДГУ") является лучшим инструментом автоматизации делопроизводства и согласования внутренних процессов образовательных учреждений. Также полезной является возможность интеграции системы "1С:ДГУ" с программными продуктами на платформе "1С:Предприятие" с помощью современных протоколов связи.

В 2021 году была поставлена задача цифровизации и автоматизации документооборота в Университете. Ранее весь учет велся в бумажных журналах документов. Не на всех рабочих местах присутствовали компьютеры.

Отсутствие электронного документооборота в образовательном учреждении приводило к следующим проблемным ситуациям:

Затруднение в обмене документами между сотрудниками и преподавателями, что приводило к задержкам в работе и недопониманию.
Невозможность быстро получать и передавать информацию о студентах. Как итог – проблема в отсутствии необходимой информации о студентах.
Несогласованность в работе, так как каждый сотрудник мог использовать свою систему хранения документов и информации, не было единого хранилища и прозрачной системы.
Риск потери или повреждения документов, которые хранились на бумажных носителях.
Длительное время и большие затраты на обработку документов, так как необходимо выполнять ручную работу по их анализу и хранению.
Отсутствие возможности быстро получать отчеты и статистические данные о работе образовательного учреждения, что затрудняло планирование и управление его деятельностью.
Риск нарушения конфиденциальности информации, так как бумажные документы могли быть доступны третьим лицам.
Отсутствие автоматизации процессов, связанных с обработкой документов, что приводило к ошибкам и потере времени на рутинные задачи.

Задача была амбициозной, а главное – оперативной. В сентябре и октябре 2021 года было проведено обследование бизнес-процессов Университета. По результатам проведенных встреч, анализа регламентов, проработки маршрутов обработки документов было сформировано техническое задание на внедрение системы.

География проекта

Россия, Краснодарский край и Республика Адыгея

Дополнительные презентации:

АГУ_фото.jpg
Результат 1 V2.png
Интеграция_итог.jpg
Архитектура проекта.jpg