Цифровой HR: 46 сервисов в единой платформе и личный кабинет сотрудника

Цели проекта
● Сокращение трудозатрат сотрудников на процессы оформления и получения услуг в части управления персоналом.
● Оптимизация процессов предоставления HR-сервисов.
● Сокращение сроков получения HR-услуг.
● Усиление контроля и прозрачности процессов предоставления HR-сервисов.
● Устранение цифрового неравенства между административными и производственными сотрудниками.

Помимо перечисленных основных целей руководство ИЗТТ ставило перед разработчиком задачу создать электронную цифровую подпись для быстрого подписания и оформления кадровых документов. Этот шаг заметно ускорил HR-процессы, сократив время на рутинные формальности и улучшив общую эффективность работы.

Ключевые задачи проекта
1. Разработать личный кабинет сотрудника на базе Битрикс24 и автоматизировать получение HR-услуг.
2. Разработать мобильное приложение, повторяющее функционал системы.
3. Внедрить подписание ЭЦП.
4. Реализовать разделение прав доступа пользователей в зависимости от полномочий в бизнес-процессах компании.
5. Выполнить интеграции с внутренними и смежными системами.

ИЗТТ внедрил современную HR-платформу, которая объединила всех сотрудников, обеспечила быстрый доступ к HR-сервисам и возможность электронного подписания и хранения кадровых документов.

Использование нового инструмента позволило сократить время оформления заявок на 30%.

У каждого сотрудника есть доступ к платформе через функциональное мобильное приложение.

В итоге:

● Разработали и внедрили личный кабинет сотрудника с автоматизацией 46 HR-сервисов

● Разработали полнофункциональное мобильное приложение

● Реализовали возможность автоматического выпуска ЭЦП

● Реализовали интеграционный слой со смежными системами

1С:Битрикс24, 1С:Предприятие, MS Active Directory, Dadata, СБК Контур

Для выгрузки данных из различных смежных систем был выполнен ряд интеграций.

1. С «1С:Предприятие» для наполнения личного кабинета информацией о сотрудниках;

2. С MS Active Directory для авторизации и выгрузка информации о структуре подчиненности и должностях сотрудников;

3. С внешним сервисом управления командировками для формирования графиков, командировок, графиков отсутствий и выплат по командировочным расходам;

4. С удостоверяющим центром «СБК Контур» для реализации процесса электронного подписания документов.

5. С решением Dadata для получения информации о адресах для удобства формирования заполнения личных данных

Кроме того, в проекте участвовали несколько групп людей из разных предприятий, часто с различными взглядами на внедрение. Большинство из них не имели опыта в области информационных технологий, что становилось дополнительным вызовом. Кроме того, периодические обновления 1С и изменения в законодательстве, которые требовали оперативных изменений в сторонних системах, усложняли процесс интеграции.

В связи с ростом команды и увеличением кадровых запросов на Ижевском заводе тепловой техники (ИЗТТ) возникла необходимость создать единую точку доступа к сервисам и информации, предоставить инструменты для оперативного получения HR-услуг и взаимодействия сотрудников с отделом кадров.

«Ижевский завод тепловой техники» специализируется на проектировании, производстве, поставке и сервисном обслуживании теплового оборудования. Сегодня ИЗТТ — один из крупнейших производителей и лидер российского рынка тепловой техники. На предприятии работают 500 сотрудников.

Команда экспертов компании «Факт» реализовали систему на базе Битрикс24, сделав доработки базовой платформы под требования ИЗТТ. С целью обеспечения отказоустойчивости была построена трехуровневая серверная архитектура. Разработана и реализована ролевая модель пользователей и настроена интеграция с контроллером сквозной аутентификации для обеспечения безопасности хранения персональных данных. Для большего вовлечения сотрудников выполнено уникальное брендирование личного кабинета.

По итогу проекта в корпоративную платформу Ижевского завода тепловой техники было интегрировано 46 HR-сервисов. Подробнее остановимся на некоторых их них.

1. HR-портал был реализован в уникальном корпоративном стиле ИЗТТ и содержит персонализированную для пользователя информацию:

● список сервисов для пользователей формируется по частоте их запросов;

● каждый сотрудник помимо заготовленных шаблонов запросов HR-услуг может сделать индивидуальный запрос;

● реализована возможность обращения ко всей истории запросов сотрудника.

2. Кадровые сервисы

Сотрудник в режиме онлайн с любого устройства может воспользоваться HR-сервисом, выбрав нужный из каталога.

Карта внедренных HR-сервисов включает в себя все возможные HR-услуги, которые могут понадобиться сотруднику: от оформления отпусков и изменений в графике работ до получения средств под отчет и выпуска ЭЦП. Список HR-сервисов которыми может воспользоваться сотрудник:

● Управление рабочим временем, от контроля времени работы до запросов на отпуск и отгул;

● Кадровый резерв с возможностью введения заместителей и перевода по должностям;

● Реализована возможность отслеживать денежные операции: премирование, надбавки, льготы и пр.;

● Сформированы сервисы для кадровых процессов: изменение личных данных, выпуск сертификата для ЭЦП;

● Сотрудник может в любое время запросить более 11 справок и документов в один клик, от трудового договора до расчетного листа.

3. Жизненные ситуации. Для того чтобы сделать личный кабинет более понятным и дружественным для пользователей, была внедрена альтернативная система поиска необходимых HR-сервисов на основе жизненных ситуаций. При выборе определенной ситуации, пользователь автоматически перенаправляется на страницу со списком подходящих сервисов. Это удобное решение позволяет сотрудникам быстро находить необходимые HR-сервисы и создает позитивный опыт работы с личным кабинетом.

4. Формирование заявки. Конструктор создания запросов предоставляет возможность быстро оформить HR-услугу всего за несколько кликов, избегая необходимости заполнять бумажные заявления. Такой подход помогает сэкономить как время сотрудников, так и ресурсы компании.

5. Автоматизированная цепочка согласования. Каждый HR-сервис имеет собственную цепочку согласования, по которой отправляется созданная сотрудником заявка. Автоматизация процесса согласования и подписания позволяет исключить ошибки, сделать процесс прозрачным и сократить время оформление заявки на 30%.

6. Электронное подписание документов в HR-платформе. На основе интеграции с Удостоверяющим центром организован процесс согласования и подписания кадровых документов при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) сотрудником и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работодателем.

● Разработан сервис для автоматического выпуска электронно-цифровой подписи (ЭЦП);

● Внедрена возможность подписания заявлений и документов HR-сервисов при помощи ЭЦП.