Внедрение ЭКДО в собственной информационной системе «PRO’водник»

1. Преимущества для компании:

- Сокращение времени на обработку и хранение кадровых документов благодаря автоматизации процессов.

- Снижение затрат на печать, доставку и хранение бумажных документов.

- Уменьшение риска утери или повреждения важных документов.

- Повышение эффективности работы за счет быстрого доступа к необходимой информации.

- Возможность удаленного доступа к документам, что улучшает коммуникацию и сотрудничество между различными подразделениями компании.

2. Преимущества для работников:

- Упрощение процесса заполнения и подписания документов благодаря электронной форме.

- Быстрый доступ к своим кадровым документам и возможность отслеживать статус их обработки.

- Возможность быстро получить необходимую информацию без необходимости обращаться к HR-специалистам.

- Улучшение качества коммуникации и сотрудничества с коллегами благодаря доступу к общим документам.

3. Важность для отрасли:

- Электронный кадровый документооборот позволяет сократить бюрократические процедуры и повысить эффективность работы компаний ЖКХ.

- Снижение затрат на бумажную документацию и улучшение экологической ситуации в отрасли.

- Возможность быстро реагировать на изменения в законодательстве и внедрять новые требования без необходимости переработки бумажных документов.

- Улучшение общей эффективности работы отрасли и повышение ее конкурентоспособности.

Программно-технологический комплекс системы автоматизации делопроизводства и документооборота «1С: Документооборот КОРП», интегрированный с программой «1С: Зарплата и управление персоналом», «1С: Управление производственным предприятием 8» и другими системами, в том числе включающий систему управления задачами и систему электронного архива (далее - СЭА), обеспечивающий хранение подписанных электронными подписями документов в течение установленного для них срока (в форме защищенных zip-архивов, содержащих подписанный документ, защищенный от изменений, файл электронной подписи усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), усиленной неквалифицированной электронной подписи (НЭП), содержащий сведения регистрации открепленной подписи ПЭП в информационной системе, иные электронные сведения по подписанному документу);

Сервисы «PRO'водник» - комплекс мультиканальных сервисов самообслуживания для обеспечения подписания кадровых документов, согласования заявлений, ознакомления с документами, выдачи работнику расчетных листков, запроса работником справок, копий документов, предоставления информации об отпусках, предоставления справочной информации и иное, включая личный кабинет работника, в котором производится подписание документов простой электронной подписью и чат-бот «PRO'водник» в мессенджере Telegram;

Онлайн-система бронирования командировок «Милленниум», предназначенная для согласования необходимости и стоимости командировки, заказа билетов, услуг для командировки, оформления отчета по командировке с применением простой электронной подписи;

Почтовый клиент Microsoft Outlook (в качестве транспортного решения для передачи ссылок согласущим лицам и подписантам документов);

Microsoft Enhanced CSP, типовые средства «1С:Документооборот» для шифрования данных.

База данных и СУБД MySQL;

Система выполнения заявок «Naumen Service Desk 4»ITSM 365 (производитель - ООО «Смартнат»);

Инфокиоски (отечественный производитель BM GROUP)

Программный комплекс инфокиосков на основе системы Porteus/Porteus Kiosk (OC Linux).

1. 70% персонала компании (рабочие) не имеют учётной записи и ПК и для ЭКДО используют личные устройства. У некоторых работников кнопочные телефоны (для них установлены инфокиоски, а также сделано голосовое DTMF-меню)

2. Низкая цифровая грамотность в регионах России. Особенно сложно даётся ЭКДО «возрастным» работникам.

3. У работников есть недоверие к электронным сервисам (боятся, что их обманут, боятся мошенников, боятся, что их данные используют нецелевым образом, боятся сделать что-то неправильно и т.п.). Есть сопротивление изменениям.

4. Сложные процессы отмены или изменения электронных документов (этап работы проекта последнего года). При необходимости изменений с электронными документами работать сложнее, чем с бумажными.

5. В связи с ограниченными ресурсами команды проекта сложно уделять достаточное время для обучения всех пользователей (столкнулись с тем, что не все знают обо всём имеющемся функционале). Например, работники забывают пароли от личного кабинета и не знают, как их восстановить (хотя весь функционал имеется). Неожиданно, но эта проблема имеется во всех городах.

Создана собственная информационная система для ЭКДО (Личный кабинет «PRO’водник»), которая вместе с иными используемыми в ГК РВК информационными системами была интегрирована в единую ИТ-платформу, позволяющую унифицировать, перевести в электронный формат и автоматизировать процессы кадрового делопроизводства компании. В частности, разработан личный кабинет сотрудника – «PRO’водник» (полностью собственная разработка, зарегистрировано в Роспатенте), мобильная версия Личного кабинета для смартфонов.

Чат-бот в мессенджере Телеграм

Сервис заказа справок и документов по телефону (с использованием DTMF-меню)

Информационные киоски для сотрудников, не обеспеченных доступом к персональным ПК

Сервис уведомлений – собственная доработка программы 1С:Зарплата и управление персоналом. Возможность направлять различные уведомления работникам смс-сообщениями, по электронной почте, в Личный кабинет

Интеграция с системой онлайн-бронирования документов для командировок «Милленниум».

С сентября 2020 года по ноябрь 2021 года ГК РВК являлась участником эксперимента Минтруда РФ по переводу документов, связанных с работой, в электронный формат

В рамках проекта на ЭКДО переведены большая часть заявлений, приказы, уведомления, табели учёта рабочего времени, расчётный листок, ознакомление с ЛНА, справки и копии документов. Более 100 видов документов. Продолжается перевод на КЭДО новых видов документов.

Полностью переведены на КЭДО процессы:

- предоставление всех видов отпусков (включая приказы о внесении изменений в график отпусков, о замене отпуска денежной компенсацией и др.);

- служебные командировки (включая электронные авансовые отчёты);

- предоставление дней отдыха оплачиваемых и неоплачиваемых;

- учёт рабочего времени;

- согласование заявлений

- ознакомление с ЛНА по кадрам.

По всем электронным документам детально проработаны процессы (в том числе, в различных информационных системах) – создание заявления, согласование заявления, передача в работу, автоматическое создание приказа по заявлению, согласование приказа (в том числе, с учётом мнения первичной профсоюзной организации), подписание приказа, автоматическая регистрация приказа, направление уведомлений кадровикам и табельщикам, автоматическое направление приказа на ознакомление работнику в личный кабинет, автоматическое формирование задачи на расчёт в ОЦО, автоматическое размещение на хранение документов по номенклатуре дел (с приложением протокола прохождения документа по всем информационным системам).

С конца 2022 года по август 2023 года основой акцент в проекте был сделан на автоматизацию различных случаев отмен электронных приказов (отмены, отзывы, изменения, продления). Это было сложно – сложнее, чем основной процесс, т.к. есть много вариантов и разных ситуаций. На данный момент по всем случаям отмены разработаны формы документов, настроены процессы и разработаны инструкции. В соответствии с правилами делопроизводства сохраняются и исходные приказы, и отменяющие (изменяющие) их приказы

Помимо перевода документов на ЭКДО, активно автоматизируются и упрощаются процессы в 1С:ЗУП (например, создан удобный конструктор графика отпусков, различные автоматические напоминания и уведомления, автоматическое формирование актов о неознакомлении с документами, отчёты (о подписании электронных документов, о получении электронных расчётных листков и др.)