Внедрение системы электронного документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП", редакция 2.1

Заказчик:

Угледобывающая компания "Колмар"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Полина Харитонова

Системный аналитик по документообороту

Поставщик

ООО «1С-КПД»

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Январь, 2022 - Январь, 2023

Масштаб проекта

1000 автоматизированных рабочих мест

Цели

Основная цель проекта - развитие единого информационного пространства по процессам административного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений за счет решения следующих задач:

уменьшение временных затрат на передачу документов между исполнителями и руководством, а также между отделами;
упрощение и ускорение процесса создания и оформления документов, без потери качества;
уменьшение вероятности потери документов благодаря централизованному хранению информации и ее надежной защите от несанкционированного доступа;
упрощение аудиторской проверки благодаря возможности быстрого доступа к всей необходимой информации;
возможность создания электронных архивов документов, что значительно упростит и ускорит работу со старыми документами и уменьшит затраты на их хранение.

Результаты

Система электронного документооборота позволяет не только экономить деньги и время, но и серьезно улучшать качество работы компании в целом. Никогда не было так легко отслеживать состояние всех документов в режиме реального времени. Более того, система электронного документооборота улучшает взаимодействие между сотрудниками, позволяет быстрее и точнее решать поставленные задачи и повышает общий уровень доверия в коллективе. Все работают в одном ритме и нет никаких задержек! Всё это «Колмар» достиг благодаря системе электронного документооборота - прогрессивной, удобной и столь необходимой в нашем быстро меняющемся мире.

В результате проекта компания получила:

возможность удаленной работы с документами из любой точки мира с помощью интернет-браузера и мобильного приложения;
улучшение взаимодействия между всеми структурами компании и повышение уровня доверия между сотрудниками;
возможность быстрого доступа к истории изменений документов, что позволяет быстро и точно отслеживать изменения и появление ошибок, а также контролировать работу сотрудников;
повышение экологической безопасности благодаря сокращению бумажного документооборота;
повышение исполнительской дисциплины вследствие автоматизации процессов постановки задач и автоматизации контроля исполнительской дисциплины;
улучшение контроля и управление доступом сотрудников к документам в целях обеспечения информационной безопасности;
повышение качества и оперативность принятия решений;
возможность перехода на полноценный (безбумажный) электронный документооборот.

Количественные результаты проекта:

> 950 сотрудников подключено в новую систему;

> 15 000 входящих и исходящих документов обработано в электронном виде;

> 5 000 документов подписано УКЭП;

> 50 текстовых и 22 видео-инструкции создано в базе знаний для пользователей;

> 430 сотрудников прошли обучение;

> 17 шаблонов маршрутов документов создано;

> 24 000 процессов стартовано;

> 15 000 страниц бумаги формата А4 сохранено.

> среднее время согласования документа сократилось с 3 дней до 2 часов;

> трудозатраты на создание и подписание документа сократились с 1 дня до 1 часа;

> время поиска документов сократилось с 1 дня до нескольких минут;

> процедура регистрации документов ускорилась с 1 дня до нескольких минут.

Уникальность проекта

Большое количество юридических лиц, входящих в контур внедрения — 8.
Разница в часовых поясах — 6 часов.
Маршруты движения документов унифицированы за счет скриптов и условий маршрутизации, количество маршрутов сокращено с 40 до 5 видов.
Использование динамической роли маршрутизации.
Уникальные автоподстановки и дополнительные условия на языке 1С.
Дополнительные вкладки «Доп.согласующие» и «Лист ознакомления» в форме документа.
Реализовано создание заявки на создание нового контрагента при создании исходящего документа.
Автоматизировано заполнение номенклатуры дел и списание в дело.
Автоматизирован выбор бланка организации при указании организации.
Реализовано уведомление при постановке задач недействительным сотрудникам.
Реализовано уведомление при постановке дублирующих задач.
Реализован сервис быстрой вставки штампов в документы форматов jpeg, png, pdf без замедлений, потери качества и увеличения объёма файла.
Система интегрирована в корпоративную шину для отражения событий документооборота в смежных системах «в реальном времени». Типовая бесшовная интеграция используется только для интерфейсной части библиотеки интеграции с документооборотом, типовое обновление НСИ регламентными заданиями не используется.
Реализована трансляция отсутствий из «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» в «1С:Документооборот», с возможностью автоматического создания делегирования.
Реализована система автоматического переименования файлов вложений, созданных по шаблону, аналогично подобному механизму в «1С:Документооборот» редакции 3.
«1С:Документооборот» редакция 2.1 интегрирован с «1С:Корпоративный инструментальный пакет 8» и внутренней корпоративной системой мониторинга и аналитики Kolmar X-Vision.

Использованное ПО

1С:Документооборот
1С:ЗУП
1С:Бухгалтерия
"1С:Корпоративный инструментальный пакет 8"
kPDF Toolkit: внутренний веб-сервис для работы с PDF, который вставляет штампы;
Foxit QuickPDF: резервная библиотека, которая работает с PDF, в случае если есть проблемы со связью с kPDF Toolkit;
ImageMagic: утилита для работы с изображениями, которая вставляет штампы во вложения типа jpeg, png, tiff.
Monaco Editor: библиотека для JavaScript – редактор кода с подсветкой, используется как редактор скриптов для подсистемы аналитики и мониторинга;
PinkRabbitMQ: открытая внешняя компонента для взаимодействия с брокером RabbitMQ по протоколу AMQP из платформы нативно.

Сложность реализации

Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП», редакция 2.1.

Документооборот органично вписывается в общую архитектуру корпоративной информационной системы. Система развернута во внутренних ЦОД компании.

Пользователи могут подключиться к системе тремя способами:

1. Тонким клиентом через RDS, как из внутренней сети, так и из внешней используя RDS-шлюз.

2. Веб-клиентом браузером из внутренней сети.

3. Мобильным приложением из внутренней и внешней сети.

Из интернета доступно только API мобильного приложения за реверс-прокси, в целях безопасности.

Серверная ОС на кластере 1С: MS Windows.

СУБД: MS SQL Server Standard.

Вложения расположены на отдельном, синхронно реплицируемом между центрами обработки данных, файловом хранилище.

Система подключена к стандартным на предприятии системам резервного копирования и мониторинга (Kolmar X-Vision).

Описание проекта

Этапы проекта

Перед началом проекта был проведен анализ существующих документопотоков группы компаний и на основании этого анализа была разработана методология, которая стала основой частного технического задания.

В результате были определены функциональные блоки, требующие автоматизации и определена приоритетность.

Было принято решение распространить контур внедрения на все управляемые общества и начать внедрение во всех восьми организациях одновременно.

Прототип системы включал в себя следующие блоки:

Входящие документы: добавлен реквизит «Ответственный исполнитель» и автоподстановка «Ответственный за обработку резолюции», участвующие в маршрутизации документа.
Исходящие документы: добавлен инструмент заявки на создание нового контрагента при создании документа, при этом подписание и отправка письма не задерживается, если нужного контрагента нет в базе; добавлена вкладка «Доп. согласующие» в форме документа, в этой вкладке пользователь может указать согласующих и выбрать порядок согласования; автоматизирован выбор бланка организации при указании организации; настроена авторегистрация, автозаполнение бланка регистрационным номером, датой регистрации и визуализацией ЭП, и автоматическая конвертация документа в PDF после подписания УКЭП; автоматизировано заполнение номенклатуры дел и списание в дело после окончания процесса.
Табели учета рабочего времени: настроена интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом», реализована визуализация подписей и автоконвертация в PDF, процесс согласования и подписания происходит в «1С:Документооборот».
Информационно-справочные документы: унифицированы маршруты движения документов за счет скриптов и условий маршрутизации (с 40 до 5 видов); добавлены вкладки «Доп. согласующие» и «Лист ознакомления» в форме документа; доработан выбор бланка в зависимости от темы обращения; настроена авторегистрация, автозаполнение бланка регистрационным номером, датой регистрации, визуализацией ПЭП и автоматическая конвертация документа в PDF; доработана вставка табличной части виз согласования в бланк документа; автоподписание документа автором.

Ситуация до внедрения

Угледобывающий холдинг «Колмар» объединяет промышленные предприятия по добыче и переработке коксующихся углей, расположенные на территории Нерюнгринского района Республики Саха (Якутия), а также сбытовые и логистические структуры. Горно-обогатительные комплексы «Денисовский» и «Инаглинский» являются якорными резидентами территории опережающего социально-экономического развития «Южная Якутия». По итогам 2022 года компания вошла в топ-5 производителей коксующегося угля среди угледобывающих предприятий России. В компании трудятся 6,3 тысячи человек.

На начальном этапе была сформирована уникальная команда специалистов, которые принимали непосредственное участие в организации движения документов на предприятии и знали о проблемах и трудностях не понаслышке.

На момент начала реализации проекта, были выявлены следующие основные проблемы, которые необходимо было устранить:

потеря времени из-за необходимости пересылки бумажных документов между городами;
долгий поиск требуемых документов;
утрата документов;
большие сроки обработки документов.

Для устранения этих проблем и достижения поставленных целей, было принято решение внедрить систему электронного документооборота. Внедрение позволит создать эффективные механизмы управления бизнес-процессами, снизить количество процессов, связанных с бумажной документацией, и обеспечить быстрый доступ к актуальным данным. Была необходима единая информационная система, удобная для сотрудников всех управляемых обществ, учитывающая специфику каждого предприятия и динамичность законодательства.

Такой системой стал 1С:Документооборот, так как данная система вписывается в уже имеющийся ИТ-ландшафт предприятия, в учетном поле которого центральное место занимают продукты 1С, обладает широкими возможностями по интеграции, стоимость и скорость внесение изменений в систему минимальна среди других конкурирующих систем. Плюсом также было то, что в штате компании уже имелись технические специалисты 1С, способные доработать систему.

Уже привычный для большинства офисных сотрудников страны интерфейс и основные механизмы взаимодействия продуктов 1С снижают затраты на обучение персонала функциональности нового ИТ-сервиса к минимуму. Мобильное приложение значительно сократит задержки и ускорит процесс принятия решений: быстрый и удобный доступ к информации о бизнес-процессах и документах позволит принимать решения быстрее и с большей точностью.

География проекта