Единая коммуникационная среда для университета: как в кратчайшие сроки перевести 60 000 преподавателей и студентов на российское ПО

Заказчик:

Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации

Руководитель проекта со стороны заказчика

Михаил Коротеев

Заведующий кафедрой ИИ

Поставщик

VK Tech

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Январь, 2022 - Ноябрь, 2023

Масштаб проекта

60000 автоматизированных рабочих мест

Цели

ФУ при Правительстве РФ поставил перед командой VK WorkSpace несколько целей:

Перейти с иностранного решения Microsoft 365 на российскую платформу для коммуникаций и сохранить все бизнес-процессы в университете без изменений.
Учесть специфику работы. В бизнес-процессах, которые предстояло автоматизировать, отношения сложнее, чем «администратор — пользователь». Например, у студенческих групп, студсоветов и старост должны быть разные уровни доступа. Но создавать группы безопасности вручную неудобно, потому что у студентов высокая текучка: они поступают, отчисляются, уходят в академические отпуска. Нужны были настройки, чтобы участники автоматически получали и теряли доступ в систему. VK WorkSpace должен был позволить гибко управлять коммуникациями в командах.
Бесшовно перенести данные сотрудников, студентов и преподавателей на новую платформу так, чтобы работа вуза не остановилась ни на минуту.
Сохранить все данные пользователей: личные переписки, письма, документы за последние несколько лет.
Обеспечить хранение корпоративных данных на территории России с учетом требований информационной безопасности.

Результаты

60 000 аккаунтов преподавателей и студентов перенесли на новую платформу
За 1 месяц осуществили миграцию с Microsoft 365 на VK WorkSpace
Сохранили письма за 5 лет и перенесли 100 Тб данных в облачное хранилище
Больше 70% пользователей довольны VK WorkSpace — по данным внутреннего опроса сотрудников и студентов вуза.

Благодаря внедрению VK WorkSpace в Финансовом университете при Правительстве РФ удалось поддержать единую коммуникационную среду. Преподаватели и студенты работают в почте и мессенджере, проводят лекции по видеосвязи, хранят документы в облачном хранилище – на единой платформе от российского вендора. Теперь все данные хранятся на территории РФ в распределенных дата-центрах: решение VK WorkSpace обеспечило безопасность корпоративной информации.

Компания VK предоставила вузу плавный и бесшовный переход на новый сервис.Теперь создавать и удалять учетные записи можно автоматически благодаря интеграции Active Directory. Это обеспечивает университету непрерывный процесс создания новых пользователей.

Благодаря интуитивно понятному интерфейсу пользователи быстро начали работать в новой системе. Согласно опросу, который проводил университет, 70% пользователей отмечают удобство нового сервиса.

Университет получил доступ к техподдержке: специалисты VK оперативно решают вопросы. Благодаря API платформа VK WorkSpace позволяет интегрироваться с внутренними системами заказчика.

Уникальность проекта

Быстрый переход на новое ПО. После ухода западных вендоров университет смог в кратчайшие сроки перенести все данные сотрудников на российскую платформу для коммуникаций. При этом сохранилась переписка в почте и документы в облачном хранилище. Для этого команда VK WorkSpace провела аудит состояния почтовых сервисов и облачной инфраструктуры вуза, составила план миграции. Переход на российское ПО произошел незаметно для пользователей: работа вуза не останавливалась.
Масштабируемость. Клиент получил возможность добавлять и удалять новых пользователей из системы благодаря API и интеграции с Active Directory — это особенно важно для вуза, в котором каждый год количество пользователей меняется.
Сохранили все бизнес-процессы и поддержали единую коммуникационную среду. Студенты и преподаватели могут переписываться в почте и мессенджере, хранить документы в облачном хранилище, проводить лекции по видеосвязи — и все это на одной платформе от российского провайдера. Все сервисы интегрируются между собой.
Мобильность. Студенты и преподаватели получили доступ к почте, мессенджеру и облачному хранилищу с любого устройства и могут работать удаленно, где бы ни находились.
Оптимизация ресурсов на поддержку. Техподдержка VK решает вопросы по работе сервиса по мере необходимости.
Вовлеченность пользователей. Благодаря преемственности продуктов Mail.ru студенты и преподаватели быстро разобрались в настройках сервисов.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

Почта для домена VK WorkMail, облачное хранилище VK WorkDisk, корпоративный мессенджер VK Teams

ФУ при Правительстве РФ не пришлось подключать дополнительное ПО. Напротив, вместе с новыми сервисами Университет получил встроенный антиспам, антивирус “Лаборатории Касперского” и офисный пакет документов Р7-Офис.

Сложность реализации

Сложность проекта заключалась в том, что вузу необходимо было в кратчайшие сроки перенести все данные на российскую платформу с сохранением текущих бизнес-процессов. После ухода Microsoft необходимо было быстро найти альтернативу на российском рынке и обеспечить для сотрудников и преподавателей бесперебойную работу в новом сервисе. Еще одна сложность — специфика аудитории. Студентам нужно было предоставить современную систему, которая отвечает требованиям молодежи: быстрая почта, интуитивно понятный интерфейс мессенджера. А более консервативному поколению преподавателей предоставить такую систему, в которой легко разобраться и не нужно тратить время на обучение сотрудников.

Описание проекта

Сотрудники и студенты Финансового университета при Правительстве РФ пользовались облачными сервисами Microsoft: почтой, календарем, мессенджером и облачным хранилищем. Когда иностранный провайдер приостановил работу сервиса, в вузе приняли решение перейти на российское ПО и хранить все данные на территории России.

Все информационные системы в Финансовом университете работают на базе службы Active Directory. С ней интегрированы рабочие компьютеры, принтеры, а также ключевые сервисы: бухгалтерия, корпоративные сайты, электронный документооборот. Все это — через шину данных.

Команда университета искала компании, которые хранят данные в России и могут быстро перенести все учетные записи на новый сервис. Остановились на российской платформе для коммуникаций VK WorkSpace.

Почему выбрали VK WorkSpace:

Быстрый переход — VK предложили внедрение в кратчайшие сроки, как и нужно было университету.
Высокая степень интеграции — VK WorkSpace относится к цельным экосистемам, с которыми удобно работать людям без знаний в IT. Сотрудникам не нужно настраивать сервисы под себя, можно пользоваться сразу.
Глубина миграции — VK гарантировали, что получится сохранить все данные: личные переписки, письма, документы. Сотрудникам не придется ничего копировать и переносить самостоятельно.

До внедрения VK WorkSpace сотрудники и студенты Финансового университета чаще всего пользовались следующими сервисами:

Корпоративная почта. Это основной канал для оповещения студентов о мероприятиях, изменениях в нормативных документах. Электронные письма обладают юридической силой, а еще почту используют для хранения документов.
Календарь. С его помощью планируют собрания и отправляют уведомления о них студентам.
Мессенджер. Его используют, когда нужно срочно обсудить важный вопрос, например получить обратную связь от научного руководителя.
Облачное хранилище. В нем делятся документами и используют его как пространство для совместного редактирования.

Среди продуктов VK WorkSpace нашлись сервисы, которые заменили все привычные для команды университета. Почту перенесли на VK WorkMail, хранилище — на VK WorkDisk, а вместо мессенджера и календаря стали использовать VK Teams.

Над подготовкой к внедрению команда VK работала в течение нескольких месяцев: провели аудит состояния почтовых сервисов и облачной инфраструктуры вуза, составили план миграции. При этом сам переход на российское ПО произошел незаметно для большинства пользователей. Все переписки и архив за пять лет удалось сохранить — после Microsoft сотрудники не получили «голую» почту и мессенджеры. Интерфейсы новых сервисов интуитивно понятны, поэтому специалистам и студентам не пришлось привыкать к новой системе.

География проекта

Россия