Разработка системы Gate Management System для управления воротами на складах Lamoda

Склады Lamoda круглосуточно обрабатывают тысячи поставок партнеров, чтобы доставить товары в 17 тыс ПВЗ в 200 городах. Система управления складскими воротами компании была функционально ограничена и со временем устарела. Приняли решение разработать новую систему. Цели:

1. Получить возможность масштабироваться на новые склады. Оптимизировать UX бронирования и пользовательскую структуру, снижавшую эффективность работы сотрудников.

2. Объединить в единое окно запросы на бронирование от 1700+ партнеров 200+ временных слотов на 2 складах в неделю, поступавшие через предыдущую систему, по почте, телефону, в мессенджерах, чтобы избежать хаоса.

3. Минимизировать вероятность возникновения ошибок и человеческого фактора, появлявшихся в результате работы сотрудников в десятках excel-таблиц.

4. Сделать процессы прозрачными. Дать возможность сотрудникам склада мониторить загрузку ворот.

5. Снизить простои транспорта партнеров, появлявшиеся из-за неравномерной загрузки склада.

6. Повысить лояльность партнеров.

Новая концепция единого окна позволила значительно повысить качество сервиса для поставщиков и эффективность работы сотрудников склада.

1) Число самостоятельных бронирований партнёрами выросло почти в 6 раз — с 16% до 92%. Это позволило сократить трудозатраты менеджеров компании на поддержку в 2 раза по сравнению с началом прошлого года. Точность планирования при этом повысилась в 2,5 раза, а склад теперь принимает больше машин с мелкими поставками.

2) Машины партнёров больше не скапливаются у гейтов, и нагрузка на ворота выровнялась. Человеческий фактор в оформлении бронирований теперь исключен.

3) Появился потенциал для последующей оптимизации ресурсов благодаря тому, что теперь система собирает аналитику в течение всего процесса — от момента бронирования слотов партнёрами до завершения брони диспетчерами.

4) К системе можно подключить новые склады, что означает, что Lamoda сможет масштабироваться, предлагая партнёрам эффективные логистические сервисы, а покупателям — больше товаров.

Проект разрабатывался полностью с нуля с учетом отсутствия аналогичных best practices — без шаблона и опыта других игроков рынка.

Большой упор сделали на UX/UI в связи с тем, что платформа предназначена для широкого круга лиц, как во внутренней команде заказчика, так и его партнеров. Не всегда понятно, каким опытом пользования ПК обладают сотрудники партнеров. Поэтому разработке интерфейса уделили особое внимание, чтобы он получится интуитивно понятным и прозрачным.

На рынке не существовало готовых решений, которые бы полностью закрывали задачи команды Lamoda: внедрить интерфейс по типу «единое окно», получить возможность отслеживать загрузку гейтов, исключить хаотичное управление большим количеством таблиц и броней, масштабировать программу на новые склады, избавить сотрудников от выполнения рутинных задач и минимизировать ошибки. Поэтому новую систему управления бронированиями написали с нуля.

Что изменилось теперь:

1. Появился календарь бронирования. Это функциональная платформа с цветовой кодировкой временных слотов. После того, как партнер вносит данные о поставке — объем заказа, номер авто, тип сотрудничества — система подсчитывает, сколько времени партнеру потребуется на разгрузку или погрузку.
   
   В основе этих подсчетов лежит матрица временных затрат, которая учитывает, что может повлиять на длительность бронирования гейта: направление, тип сотрудничества, нужно ли паллетирование, количество коробов, планируемое время и другие показатели. С учётом этих факторов матрица предлагает подходящий интервал в календаре. При этом, даже если изначально слот не подходит, система предложит другие варианты, чтобы партнер вручную выбрал нужный, или подберет его автоматически.
   

2. У каждого партнёра и сотрудника склада есть возможность управлять процессами в едином окне личного кабинета. Поставщики вносят или корректируют брони, менеджеры склада обрабатывают заявки, диспетчеры — проверяют документы и отправляют машину к нужному гейту, а администраторы системы указывают, какие документы при приемке товара надо сверить.
   

3. Заработал мониторинг загрузки гейтов. В основе мониторинга лежит матрица ворот, которая позволяет диспетчеру понять, какой из гейтов свободен, какие машины стоят на воротах и сколько времени займет их погрузка или разгрузка. После завершения погрузки/разгрузки диспетчер отдает водителю перечень документов, который задает ему система, и в ней же завершает бронь.
   

4. Появилась аналитика. Новая система позволяет собирать большой объем данных, чтобы затем оптимизировать процессы и повышать их эффективность. Например, теперь можно оценить, сколько времени каждый оператор тратит на обработку документов, сколько уходит на выгрузку той или иной машины. При этом аналитику можно собирать в любых разрезах: например, по поставщикам, направлениям, по сменам.
   

5. Улучшили систему мотивации поставщиков. Благодаря внедренной аналитике и статистике процессов теперь можно считать рейтинги поставщиков и работать с их мотивацией. Если поставщик набирает определенное количество баллов в системе рейтингования, то ему открываются дополнительные опции при бронировании: возможность записываться на разгрузку на 30 дней вперед, запрашивать слоты сверх ограничений, получать уведомления об открытии новых окошек и прочее.