Революция в учете и управлении: БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО и БИТ.ФИНАНС помогли достигнуть новых высот

Заказчик:

АО "Росинжиниринг"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Мария Романенко

Главный бухгалтер

Поставщик

Первый БИТ

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Июль, 2022 - Февраль, 2023

Масштаб проекта

65 человеко-часов

Цели

Повысить прозрачность учета на всех этапах: начиная от первоначального ввода данных до формирования отчетов и анализа результатов. Мы стремились к тому, чтобы учет был максимально прозрачен и доступен для каждого сотрудника компании.
Сократить количество ручных операций с целью оптимизации рабочих процессов и уменьшения риска ошибок, связанных с ручным вводом данных. Мы хотели автоматизировать процесс учета для повышения эффективности работы компании.
Повысить качество данных НСИ для правильного и своевременного ведения учета, а также обеспечения корректности данных в отчетах.
Настроить оперативное формирование достоверных аналитических отчетов, для того, чтобы сотрудники компании могли быстрее принимать решения и контролировать процессы в компании.
Ускорить согласование документов для обеспечения большей эффективности работы, повышения производительности и контроля, а также улучшение качества работы за счет сокращения ошибок.

Результаты

Реализация проекта по внедрению программных продуктов БИТ.ФИНАНС и БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО привела к значительным изменениям в работе компании и принесло положительные результаты:

В первую очередь, была получена возможность вести учет в новой базе, которая стабильно работает по логике, заложенной разработчиками, с дополнительными реально необходимыми доработками, без старых ошибок и проблем. Это позволило повысить эффективность работы с базой данных и упростить процедуру учета, что, в свою очередь, позволило сотрудникам сосредоточиться на решении более важных бизнес-задач.
Второй важный результат работы - повышение прозрачности учета и контроль нормативной и справочной информации. Это позволило снизить риски возникновения ошибок и несоответствий в учете и обеспечить более высокую точность формирования отчетов.
Третий результат проекта – формирование достоверных отчетов. Благодаря использованию новой базы данных, стандартизации и автоматизации процессов, компания получила ценные данные для принятия управленческих решений.
Четвертым результатом явилось удобное согласование документов в компании. Это значительно упростило процесс управления документами и повысило эффективность работы в целом, что было оценено компанией как один из важных изменений.

Проект показал поистине революционные результаты. Получение корректной отчетности для управления теперь происходит в 3 раза быстрее, а трудозатраты в подразделениях сократились в 2 раза. Внедрение программных продуктов принесло компании множество преимуществ и позволило повысить эффективность работы, ускорить процессы принятия решений и улучшить качество учетных данных.

Уникальность проекта

Проект представляет собой инновационный подход к учету в базе данных на решениях БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО и БИТ.ФИНАНС. Данные продукты не требуют доработок, траты времени и ресурсов, совокупность использования данных решений предоставляет легкий и удобный способ использования адаптированных средств для решения задач бизнеса. Уникальность проекта заключается в том, что внедренные решения специально разработаны для учета в строительной сфере, что значительно повышает эффективность использования. Таким образом, проект представляет собой новый уровень в интеграции баз данных в рамках строительной отрасли.

Использованное ПО

БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Подрядчик:

Раздельный учет собственных и субподрядных работ.
Учет в соответствии с ПБУ 2/2008.
Автоматическое заполнение отраслевых печатных форм (КС-2, КС-3, М-29).
Контроль движения материалов в разрезе объектов и МОЛов (М-19).
Учет гарантийных и страховых удержаний.
Взаиморасчеты с учетом условий договора подряда.
Формирование отчетности с различной степенью детализации: объекты, этапы работ и договоры.

БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Снабжение и склад:

Создание заявок на покупку материалов и резервирование материалов под поступающие заявки.
Логистическое управление доставками, контроль своевременного исполнения.
Составление спецификаций.
Своевременное проведение инвентаризации, подсчет излишков и недостач.
Учет спецодежды и инструментов по инвентарным номерам.
Осуществление контроля за перерасходом материалов посредством лимитно-разделительных ведомостей.
Анализ исполнения заявок и оплат заказов поставщикам.
Анализ перемещения материально-технических ресурсов внутри предприятия.
Организация взаимодействия между участниками процесса за счет использования системы задач и оповещений БИТ.ФИНАНС.

БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Механизация и автотранспорт:

Ведение учета спецтехники и транспорта по объектам строительства.
Формирование путевых листов и создание отчетов.
Контроль и анализ расхода горюче-смазочных материалов.
Планирование ремонта и прохождения техобслуживания.

БИТ.ФИНАНС:

Управленческий учет с аналитикой по объектам, проектам, шифрам чертежа, договорам, контрагентам.
Управленческий учет по стандартам РСБУ и собственным внутренним стандартам.
БДДС, БДР, бюджет по балансовому листу.
План-фактный анализ исполнения бюджетов по объектам строительства.
Отчеты: о доходах и расходах, о движении денежных средств, о дебиторской/кредиторской задолженности и др. с детализацией сведений до уровня первичной документации.
Визирование платежей и документов в мобильном устройстве.

1С:Бухгалтерия:

Банк и касса.
Расчеты с контрагентами.
Торговые операции.
Основные средства.
Расчет зарплаты и кадровый учет.
Завершение периода.
Регламентированная отчетность.
Налоговый учет.

1С: Зарплата и управление персоналом:

Кадровый учёт.
Расчет заработной платы.
Отражение ФОТ по проектам.

Сложность реализации

До начала реализации проекта компания использовала модифицированный программный продукт. Доработки во многих местах шли в разрез с типовой логикой программы, что влекло за собой возникновение частых ошибок, потерю функционала при обновлениях, некорректную работу аналитических отчетов и обработок, и, как следствие, приводило к проблемам в корректности учета.

Описание проекта

Команда компании «Первый БИТ» совместно с сотрудниками компании «Эра Строй Инжиниринг» старались наилучшим образом решить проблемы, связанные с использованием уже внедренных программных продуктов. Однако, после анализа изменений старой конфигурации, совместно с руководством компании было принято решение отказаться от доработок и внедрить программные продукты, но уже совместно со специалистами компании «Первый БИТ».

Этап 1 «Анализ и изучение проблемы» На первом этапе внедрения программного продукта, проводился анализ и изучение проблемы. В данном случае, проводили детальный анализ доработанной конфигурации системы учёта, в результате которого определили, какой подход будет использоваться для устранения проблем. Было принято решение перенести данные учёта на начало 2023 года в новую базу с использованием типового функционала и реально необходимыми доработками, чтобы таким образом увеличить эффективность работы системы учёта. Также на этом этапе провели анализ текущих процессов, внутренних ПО и аппаратных ресурсов компьютеров. Все эти действия помогли определить общую концепцию внедрения, понять потребности сотрудников компании и описать требования к нему.

Этап 2 «Настройка новой конфигурации» На этом этапе производилась настройка новой конфигурации программного продукта, которая должна решать выявленные проблемы, выдвинутые требования и быть максимально эффективной в решении поставленных задач. Проводилось тестирование новой конфигурации, которая включает в себя учёт по всем разделам (бухгалтерский, складской, управленческий, казначейский). В результате выполнения данного этапа была разработана рабочая версия программного продукта, которая полностью соответствует требованиям компании и способна решать поставленные задачи.

Этап 3 «Перенос данных» Третий этап внедрения программного продукта - перенос данных из старой системы в новую, который включает в себя несколько шагов:

Экспорт данных из старой базы данных: на этом шаге данные из старой системы экспортировали в специальный формат, который может быть прочитан новой системой.
Импорт данных в новую базу данных: на этом шаге данные, экспортированные из старой системы, импортировали в новую базу данных.
Проверка и очистка данных: после импорта данных, провели проверку на наличие ошибок или несоответствий между данных и в старой и новой системах.
Тестирование: после переноса данных провели тестирование, чтобы убедиться, что данные перенесены правильно и новая система работает корректно с ними.
Переключение на новую систему после успешного тестирования.

Этап 4 «Поддержка данных» Поддержка данных после внедрения программного продукта является заключительным этапом в процессе внедрения и включает в себя:

Техническую поддержку для обеспечения стабильной работы и своевременного обновления программного обеспечения.
Поддержу пользователей: мы обучаем сотрудников компании, а также предоставляем техническую поддержку для решения вопросов.
Проведение регулярных обновлений, которые включают в себя патчи, исправления и улучшения функционала для обеспечения стабильной работы системы учета.
Осуществление мониторинга работы системы учёта и анализа данных, чтобы оперативно делать выводы о необходимости дополнительных настроек или обновлений.
Периодически проводиться аудит данных чтобы убедиться, что информация сохраняется в надлежащем порядке и соответствует всем требованиям, политикам и процедурам компании.

География проекта

г. Санкт-Петербург

Дополнительные презентации:

Архитектура модуля БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО.Снабжение и склад в компании.png
Архитектура казначейства БИТ.ФИНАНС в компании.png