В первую очередь был оптимизирован документ «Заявка на подбор персонала». Описание подробностей заявки на подбор было разделено на 3 основных блока: описание работодателя и вакансии, условия оплаты труда и льготы, требования к кандидату. Заполненная заявка отправляется на согласование в отдел подбора и адаптации по настроенной матрице в зависимости от города поиска кандидата. История согласования с комментариями согласующих полностью сохраняется и отображается в форме заявки. Для удобной работы со списком заявок был добавлен статус заявки, который показывает, на каком этапе сейчас заявка на подбор.
На основании согласованной заявки на подбор добавлена возможность создать вакансию с переносом основной информации о заявке на подбор, в т.ч. о необходимом количестве новых работников. На основании этих данных в вакансии отображается информация о том, сколько кандидатов сейчас в работе, сколько из них одобрено и принято на работу и сколько еще осталось найти. После приема последнего кандидата вакансия автоматически закрывается специально разработанным регламентным заданием.
Для работы с кандидатами была оптимизирована существующая карточка кандидата. Был изменен внешний вид карточки, где основные данные о кандидате были выведены на основную страницу для быстрого просмотра. Также в карточку кандидата добавлена история процесса согласования, который описан ниже, а в списке кандидатов добавлено отображение статуса согласования, этапа согласования и ФИО согласующего.
Для одобренных кандидатов был разработан процесс автоматического формирования и согласования предложения о приеме на работу (оффер) и процесс согласования кандидата.
Процесс автоматического формирования и согласования оффера запускается на основании документа «Решение о приеме на работу». По нажатию одной кнопки в 1С: Зарплата и управление персоналом на стороне 1С Документооборот создается карточка оффера, которая автоматически заполняется всей необходимой информацией и отправляется по маршруту согласования. Процесс согласования можно отслеживать в 1С: Зарплата и управление персоналом, не открывая 1С Документооборот – все статусы транслируются. При необходимости можно открыть документ по ссылке из 1С: Зарплата и управление персоналом – это позволяет не тратить время на поиск документа в 1С Документооборот.
Процесс согласования кандидата – этот процесс необходим для сбора основного пакета документов при приеме на работу и проверки информации об условиях труда и оплаты. Процесс согласования запускается также на основании документа «Решение о приеме на работу» и включает в себя следующие этапы согласования:
1. Этап согласования руководителем. На этом этапе руководитель подтверждает условия оплаты труда, на которые принимается кандидат, а также прикрепляет план адаптации нового сотрудника на период испытательного срока.
2. Этап проверки рекрутером и начальником подбора. Проверяется корректность данных, которые заполнил руководитель.
3. Этап утверждения кандидата директором по персоналу. На данном этапе директор видит всю основную информацию о кандидате и принимает окончательное решение о приеме на работу.
После того, как кандидат утвержден, начинается процесс проверки условий труда, который состоит из этапов:
1. Проверка условий оплаты труда. На этом этапе происходит проверка позиции штатного расписания и, при необходимости, вносятся изменения.
2. Проверка условий труда охраной труда. На данном этапе проверяется рабочее место, на которое принимается сотрудник и, при необходимости, делается отметка о необходимости пройти медицинский осмотр.
3. Оформление направления на медосмотр. Задача формируется, если медосмотр требуется. Само направление на медосмотр формируется непосредственно из задачи по одной кнопке с полным автоматическим заполнением полей. Его остается провести и сформировать печатную форму направления.
4. Прием на работу. Задача формируется для отдела кадров и открывается сотрудником в день приема кандидата. По одной кнопке сотрудник отдела кадров формирует документ «Прием на работу», в который автоматически заполняется вся информация, которая уточнялась в процессе согласования. Кадровику остается заполнить недостающую информацию о новом сотруднике. После завершения оформления, кадровик имеет возможность пакетом распечатать все необходимые документы.Все описанные выше этапы в программе реализованы в виде задач, которые приходят в виджет «Мои задачи» на начальной странице личного кабинета сотрудника. В задачи добавлено информационное поле, в котором отображается вся основная информация о кандидате, а также ссылки для быстрого доступа к вложенным файлам и полной информации о кандидате. Всю информацию, которую необходимо заполнить на любом из этапов, также заполняют непосредственно в задаче, не переходя в другие окна.После завершения приема на работу рекрутеру приходит уведомление на почту о том, что его кандидат успешно устроен на работу, а новому сотруднику автоматически приходит приветственное письмо на почту.Для отслеживания работы со своими заявками для руководителей было разработано АРМ «Рабочее место руководителя». В АРМ руководитель имеет возможность назначить заместителя на время отсутствия, который будет принимать решения по кандидатам за него, посмотреть статус заявок, кандидатов по каждой заявке и этап, на котором находится кандидат. Так же руководитель имеет возможность самостоятельно приостановить работу с вакансией или отменить ее (с обязательным вводом причины и автоматическим уведомлением рекрутера).
