Разработка подсистемы цифрового управления закупками

Заказчик:

Уральский Завод Гражданской Авиации, АО

Руководитель проекта со стороны заказчика

Владимир Замаруев

Директор по информационным технологиям

Поставщик

АО "Уральский завод гражданской авиации"

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Январь, 2023 - Сентябрь, 2023

Масштаб проекта

5000 человеко-часов

Цели

Формирование единой цепочки управления запасами от момента возникновения потребности до выдачи в производство с результатами входного контроля

Задачи проекта:

Автоматизация процесса формирования и подачи, согласования заявки на обеспечение
Детализация контроля обработки до каждой позиции в заявке на обеспечение
Формирование цепочки документов (договор, заказ поставщику, приходный ордер, приобретение товаров и услуг, передача в производство) на основании заявки на обеспечение
Соблюдение требований по прослеживаемости запасов в соответствии с авиационным законодательством

Результаты

Автоматизация процесса подачи заявок на закупку, сокращение ручного труда и времени на согласование заявок
Автоматизация процесса согласования документов отклонения с возможностью прослеживаемости
Обеспечение работы сотрудников снабжения в одном рабочем месте с наличием всей необходимой информацией

Уникальность проекта

Реализация проекта позволила сократить время обеспечения и систематизировать закупочные процессы предприятия на 30 территориально распределённых площадках в 10 городах страны.

Функционал обеспечивает прослеживаемость ТМЦ от момента возникновения потребности до выдачи в производство с результатами входного контроля.

Разработанный функционал на базе 1С: ERP. Управление холдингом, позволяет подать заявку для обеспечения любым видом ТМЦ в рамках серийного и опытного производства, в том числе до момента появления цифрового состава изделия. Также провести данную заявку по маршруту согласования, далее после согласования сотруднику отдела снабжения обработать каждую позицию в заявке, сформировать заказы, отправить на уточнение с привлечением сотрудников любого подразделения предприятия.

Использованное ПО

1С: ERP. Управление холдингом

Сложность реализации

Представленное решение охватывает все процессы жизненного цикла от момента подачи заявки до выдачи в производство. Функционал охватывает все виды деятельности, осуществляющиеся на предприятии: ремонт, изготовление, послепродажное и сервисное обслуживание, ОКР, с учетом специфики отрасли.

С учетом изготовления на предприятии изделий, в составе которых сотни тысяч деталей и сборочных единиц, приобретение которых инициируется заявками. Уникальный функционал позволяет обрабатывать необходимую поступающую информацию и весь объем данных с привязкой к конкретному сотруднику отдела снабжения. Также рабочее место позволяет группировать ТМЦ из разных заявок и обеспечивать возможность приобретения в объеме минимальной партии, установленной заказчиком.

Описание проекта

Разработка представляет собой:

Документ Заявка на закупку
Подсистема обработки заявок
Документы доработки по заявкам на закупку

Заявка на закупку формируется любым сотрудником предприятия при необходимости приобретения ТМЦ. Документ проходит согласование в соответствии с матрицей, настроенной по условиям:

ЦФО;
Направление деятельности;
Территориальное размещение.

Интерфейс подсистемы формируется на основании данных из утвержденных заявок. Каждая заявка представлена перечнем запрашиваемой ТМЦ. Руководитель подразделения, заходя в подсистему, назначает ответственного менеджера за обработку каждой позиции в заявке. Данная информация хранится в разработанном регистре сведений, что при открытии рабочего места необходимые сведения, такие как:

номенклатура
вид приемки (особенности отрасли)
потребность в количестве и на какой склад
дату потребности
назначение
ответственный менеджер, сохраняются, до момента поступления на склад.

Подсистема позволяет:

увидеть остатки в разрезе складов и назначений
увидеть уже заказанные позиции, находящиеся в стадии поставки
история цен, в соответствии с предыдущими поступлениями
сгруппировать одноименные позиции для заказа
направить позиции/позицию на уточнение или согласование замены на аналог инициатору заявки.

Также с помощью фильтров рабочем месте можно вывести:

неутвержденные позиции, по которым необходимы уточнения
уже заказанные позиции
уже оплаченные позиции (на основании связанных документов).

В рабочем окне подсистемы сотрудник снабжения формирует заказ поставщику и далее отслеживает всю цепочку формирующихся документов от заявки до момента выдачи на склад с отражением результатом входного контроля.

Документы доработки по заявкам на закупку

Из подсистемы на основании заявки на закупку и после проработки все позиций сотрудник снабжения может сформировать документ по доработке заявке.

Причинами направления на доработку являются:

изменение направления деятельности
замена позиций в заявке
объединений позиций в заявке
разбиение позиций в заявке
уменьшение/увеличение количества в заявке
приостановка закупки
отмена закупки.

Документы доработки формируются с сохранением связи с заявкой на закупку, имеют свой настроенный маршрут согласования. При получении документом статуса «Утверждён» позиции в рабочем месте снабженца заменяются автоматически.

На основании функционала разработана уникальная отчетность, по которой инициатор отслеживает статус каждой позиции в своей заявке.

Подсистема собирает данные из разных источников информации в режиме единого окна, что позволяет значительно сократить время всем участникам процесса закупок.

География проекта

Решение применено на всех площадках предприятия, которые территориально распределены по городам России (г. Екатеринбург, Москва, Арамиль, Санкт-Петербург, Казань, Таганрог, Нижний Новгород, Самара, Ульяновск и т.д.)

Дополнительные презентации:

Функционал по рабочему месту сотрудника снабжения.pdf