Автоматизация казначейства и бюджетирования для сети ресторанов из Нижнего Новгорода

Заказчик:

Сеть ресторанов Домашняя Италия (ООО «Фингарант»)

Руководитель проекта со стороны заказчика

Наталия Суворова

Финансовый менеджер

Поставщик

Первый Бит, Нижний Новгород пл. Минина

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Август, 2022 - Февраль, 2023

Масштаб проекта

400 человеко-часов

Цели

Для ИТ-департамента: сократить затраты на обновление и развитие кастомизированной системы учета путём перехода с «1С:Бухгалтерия» 2.0 на «1С:Бухгалтерия КОРП» 3.0 + БИТ.ФИНАНС.

Для финансовой службы: ускорить формирование управленческой отчетности и планирование бюджетов группы компаний в единой учетной системе, расширить глубину расчетных финансовых показателей и упростить процедуры согласования платежей.

Для собственников: повысить контроль по платежам и закупкам, реализовать удобные отчеты по ключевым показателям бизнеса в онлайн режиме.

Результаты

1. Выполнили переход на «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0 + БИТ.ФИНАНС», загрузили НСИ и факт за прошлые года и запустили процессы:

Платёжный календарь;
Планирование и план-фактный анализ расходов;
Контроль кредиторской задолженности;
Планирование и сбор фактических данных БДДС и БДР;
Централизованное управление заявками на расход ДС.

2. Повысили контроль платежей и закупок за счет внедрения единой ИС для всех ресторанов сети. В финансовую службу поступают заявки на расходование ДС, где они проходят процедуру согласования и контроля лимитов бюджета, а затем попадают в объединенные реестры платежей. Автоматизация процессов согласования и проверки позволила сократить трудозатраты сотрудников на 10%.

3. Автоматизировали процесс планирования бюджетов в разрезе ЦФО по БДР и сбор плановых данных БДДС, которые ранее собирались в Excel.

4. Подготовка управленческой отчетности ускорена на 15%.

Уникальность проекта

При реализации проекта были учтены требования пользователей, специфика бизнес-процессов сети ресторанов и особенности учета, характерные для сферы общественного питания.

При автоматизации Казначейства особенностью стала настройка частичного согласования заявок в зависимости от наполнения. Например, процесс формирования и утверждения заявок по продуктам выполняется в StoreHouse, далее эти заявки выгружаются в бэк-офис «1С:Бухгалтерия КОРП + БИТ.ФИНАНС», где им сразу присваивается статус «утвержден».

Бюджет каждого ресторана (ЦФО) утверждает свой Управляющий, при этом часть ресторанов делят бюджет по направлениям «ресторан» и «доставка». Поэтому при внедрении подсистемы «Бюджетирование», реализовали распределение фактических данных на соответствующие ЦФО в зависимости от указанного направления в документе (например, есть статьи доходов и расходов, которые распределяются только на ЦФО «Доставка» и не применимы к другим направлениям).

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

1С:Бухгалтерия 8 КОРП, редакция 3.0 / Внедренные подсистемы: Регламентированный учет: бухгалтерский, налоговый
БИТ.ФИНАНС: ПРОФ для «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» / Внедренные подсистемы: Казначейство, бюджетирование, финансовое планирование, Мониторинг показателей, Финансовый анализ.
Система управления рестораном StoreHouse
1С:Запрлата и управление персоналом 8

Сложность реализации

Сложная архитектура обменов - загрузка учетных операций из сторонних систем 1С:ЗУП и StoreHouse в единую базу «1С:Бухгалтерия КОРП + БИТ.ФИНАНС».

В ходе реализации проекта реализовали сложную систему согласования реестров платежей. Для этого доработали реквизит «Вид распоряжения», что позволило простроить маршруты согласования и выбор согласующих в зависимости от вида заявки.

При планировании бюджетов использовали различные формулы. Например, некоторые статьи расходов планируются на основе доходов. Расходы одной организации попадают в доходы другой организации по определенным условиям (для этого применили функционал зависимых оборотов).

Описание проекта

Artamonov Group – сеть ресторанов, которая с 2000 года работает в Нижнем Новгороде и включает 7 ресторанов «Домашняя Италия», 2 ресторана Grill House «Novillero» и аква-бар «Грильяж». Компания имеет собственное кондитерское и мясо-рыбное производство, а также службу доставки еды по городу и области. В сети работает более 250 сотрудников.

Развитие компании и открытие новых направлений оказывало влияние на изменение бизнес-процессов и появление новых ЦФО. Руководству важно было оперативно видеть динамику ключевых показателей по группе компаний и по каждому из направлений, чтобы своевременно тиражировать успешные проекты или принимать решения по убыточным участкам бизнеса.

В качестве фронт-офисной системы компания использует StoreHouse. Бэк-офисом служила «1С:Бухгалтерия» 2.0, в которую была настроена выгрузка данных. Чтобы получать управленческую отчетность из 1С программу пришлось дорабатывать силами штатных специалистов, однако с каждым годом поддерживать изменения в устаревшей версии становилось все сложнее и затратнее. При этом, бюджеты направлений велись в Excel и контролировать их соблюдение приходилось вручную.

Переход на 1С:Бухгалтерия КОРП 3.0 стал триггером к расширению функций учетной системы с помощью типового решения. На замену кастомизированной программы была выбрана объединенная конфигурация «БИТ.ФИНАНС. ПРОФ для 1С:Бухгалтерия 8 КОРП».

Внедренная система позволяет оперативно предоставлять консолидированную управленческую отчетность всех направлений и подразделений, входящих в состав Artamonov Group.

Казначейство: Настроили частичное согласование заявок в зависимости от наполнения (заявки из StoreHouse загружаются в 1С со статусом «утвержден»). Реестры платежей согласовываются по разным алгоритмам в зависимости от вида. Для этого был доработан дополнительный реквизит «Вид распоряжения». Этот функционал позволил простроить маршруты согласования и выбор согласующих в зависимости от вида заявки. Настроили платежный календарь для получения актуальной информации по платежам и их оперативной оплаты. Автоматизировали сбор фактических данных в БДДС из платежных документов.

Бюджетирование: Бюджет каждого ресторана (ЦФО) утверждает свой Управляющий, при этом часть ресторанов делят бюджет по направлениям «ресторан» и «доставка», в связи с чем фактические данные распределяются на соответствующие ЦФО в зависимости от указанного направления. При планировании бюджетов использовали различные формулы. Например, некоторые статьи расходов планируются на основе доходов. Расходы одной организации попадают в доходы другой организации по определенным условиям (для этого применили функционал зависимых оборотов). Вместе с этим, БДДС планируется на основании плановых данных БДР. Настроили сбор факта с процентным распределением одной суммы по нескольких статьям в зависимости от условий.

Консолидированная управленческая отчетность: При подготовке сводной отчетности по группе компаний учли внутригрупповые операции и автоматизировали расчет дивидендов.

География проекта

автоматизировано 30 АРМ в г. Нижний Новгород (ПФО)