Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота и системы внутреннего контроля на базе 1С: Документооборот 8 КОРП

Заказчик:: ООО «Газпром трансгаз Казань»
Руководитель проекта со стороны заказчика: Фения Шакирова

Начальник Службы информационно-управляющих систем
Поставщик: ICL Soft, ГК ICL (АО «АйСиЭл – КПО ВС»)
Год завершения проекта: 2023
Сроки выполнения проекта: Апрель, 2021 - Апрель, 2023
Масштаб проекта: 3000 автоматизированных рабочих мест
Цели: · Сокращение операционных затрат

· Повышение эффективности и прозрачности корпоративного управления

· Распространение корпоративных стандартов и лучших практик, охват едиными документарными процессами всех участников процесса

· Создание структурированного реестра корпоративной документации

· Предоставление ролевого доступа пользователям

· Предоставление инструментов для анализа качества работы с документами

· Выполнение требований налогового мониторинга в части системы внутреннего контроля

Задачами проекта являлись:
· Создание единого корпоративного хранилища корпоративной документации, используемой для целей делопроизводства, в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению управления ООО «Газпром трансгаз Казань»;

· Создание структурированного реестра документации с указанием соответствующего раздела номенклатуры дел Общества;

· Сокращение сроков согласования документов;

· Предотвращение потери документов;

· Повышение прозрачности и контролируемости работы с документами;

· Повышение уровня исполнительской дисциплины и обеспечение контроля исполнительской дисциплины с использованием специализированных отчетов;

· Обеспечение процессов исполнения наложенных резолюций и назначенных поручений по документам и задачам;

· Повышение эффективности корпоративного управления посредством охвата всех структурных подразделений Общества;

· Повышение скорости поиска документов по настраиваемым условиям отбора реквизитов документов, в том числе для целей проведения проверок и аудитов с функцией массовой выгрузки запрошенных документов и отчетов об их обработке в Системе;

· Предоставление руководству гибкого аналитического инструментария для получения информации о качестве работы с документами;

· Обеспечение распространения корпоративных стандартов и их неукоснительное соблюдение. В части системы внутреннего контроля:

· Учет результатов контрольных процедур, связанных с проверкой контрагентов, договоров

· Ведение и ограничение списка участников процесса согласования, которым требуется проведение контрольных процедур и учет их результатов

· Блокирование принятия решения по документу без подтверждения результатов контрольных процедур

· Передача данных о результатах контрольных процедур из 1С:ДО в учетную систему бухгалтерского налогового учета
Результаты: В рамках проекта реализованы и автоматизированы процессы, обеспечивающие основную деятельность Общества с целью удобства, гибкости и точности выполнения операций с документами:

· процесс рассмотрения заявок на проверку технических условий подключения заявителей; процесс подготовки внутренних документов на основе шаблонов: распоряжений служебных записок, приказов;
· процесс управления задачами и контроля исполнительской дисциплины, контроль наличия оригиналов бумажных документов;
· процесс подписания документов с учетом многоуровневого согласования и визуализация в формате .pdf документов, подписанных ЭП;
· процесс оперативного управления автотранспортом, находящимся в разных структурных подразделениях - подача заявки на транспортное средство. Инициатор из любого подразделения может подать заявку в СЭД, которая согласовывается определенными службами и передается на исполнение ответственному подразделению, которое должно предоставить транспорт.

Уникальность проекта

Уникальность проекта подтверждается его масштабностью – в периметр внедренного электронного документооборота включены 25 структурных подразделений Общества с общим количеством рабочих мест - 3 300.

Система СЭД спроектирована на основе принципа "единого окна" работы для пользователя. Организации оперативного обмена документами со структурными подразделениями обеспечивается с помощью разработанных уникальных механизмов обмена данных, которые обеспечивают не только регламентный оперативный обмен, но и имеют возможность обмена в условиях срочности.

Внедрение системы электронного документооборота позволило не только ускорить взаимодействие между подразделениями Общества, так как структурные подразделения расположены по всей территории Республики Татарстан, но и соответствовать требованиям документооборота со сторонними организациями ввиду массового перехода компаний на удаленный режим работы.

В рамках проекта выстроен механизм ограничения права на согласование задач, что позволило обеспечить соблюдение требований, зафиксированных в регламентах и Положениях Общества. С этой целью в системе СЭД разработан гибкий механизм делегирования задач. Для выполнения проекта выполнялись работы в двух вариантах – очный с присутствием на территории ООО «Газпром трансгаз Казань» и удаленный из проектного офиса Исполнителя с учетом координации с компанией.

Использованное ПО

· 1С: Документооборот КОРП
· Интеграция с основными учетными системами, как на базе 1С, так и на других платформах

Сложность реализации

Ввиду сложной организационной структуры Общества в рамках реализации проекта требовалось учесть частые кадровые изменения.

Кроме того, сложностью было и ограниченный доступ к внешним интернет - ресурсам и высокая загрузка ключевых пользователей. В связи с тем, что система СЭД должна быть одной из подсистем информационной системы управления предприятием Общества, необходимо было обеспечить максимально бесшовную интеграцию создаваемой системы с целью удобства работы пользователей.

Описание проекта

В рамках проекты было выполнено следующее:

· организована автоматизированная загрузка текущего пула документов и нормативно-справочной информации в Систему из эксплуатируемых информационно-управляющих систем посредством механизмов интеграции;
· обеспечена регистрация, рассмотрение, исполнение и хранение электронных копий входящей документации;
· обеспечен полный цикл работы с обращениями граждан;
· обеспечена подготовка, согласование, подписание и регистрация исходящих документов, отправляемых как на бумаге, так и в электронном виде, подписанных ЭП;
· обеспечен подготовительный цикл договорной работы;
· обеспечен полный жизненный цикл информационно-справочных документов в электронном виде (служебные письма, объяснительные записки, отчеты, справки, сводки и тд);
· обеспечена работа с заявками на транспорт, в том числе между структурными подразделениями;
· обеспечена работа с сервисными заявками;
· обеспечено быстрое формирование отчетности по контролю исполнения протоколов совещаний и исполнения приказов Генерального директора;
· обеспечена многопользовательская работа с документами, поиск документов по реквизитам, подразделениям, исполнителям, процессам, проектам.

· Обеспечено выполнение требований налогового мониторинга к системе внутреннего контроля

География проекта

Республика Татарстан