Перевод инвентаризации в электронном виде: кейс крупнейшего транснационального оператора оптовой торговли

Заказчик:

METRO

Руководитель проекта со стороны заказчика

Альберт Байрашев

Бизнес-аналитик

Поставщик

Directum

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Март, 2022 - Апрель, 2023

Масштаб проекта

1000 автоматизированных рабочих мест

Цели

Для METRO инвентаризация — масштабное мероприятие, которое компания проводит 4 раза в год. Оформление и подписание документов затрагивает не только конечные торговые центры, но и бухгалтерию центрального офиса.

Классический документооборот не оправдывал себя по нескольким причинам:

Внушительный объем бумаги: комплект инвентаризационных документов состоит из четырех форм ИНВ, которые могут содержать до 1000 страниц.
Долгое оформление документов: бухгалтерия тратит на подготовку отчетности несколько дней, несмотря на типовую форму каждого документа.
Длительное подписание: один инвентаризационный документ утверждают от трех до пяти человек. При этом бухгалтер находится в центральном офисе в Москве, а инвентаризационная комиссия — в магазине или на складе.
Сложность хранения документов: поиск запрашиваемой информации занимает много времени.

Поэтому главная цель проекта — упростить процесс инвентаризации, снизить затраты на бумагу и ускорить подписание инвентаризационных документов.

Результаты

В результате внедрения Directum RX в METRO:

Сократились расходы на бумагу: весь комплект инвентаризационных документов из четырех форм ИНВ в 1000 страниц удалось полностью перенести в цифровой формат.
Ускорился процесс оформления документов: бухгалтерия больше не тратит на подготовку отчетности несколько дней. Сотрудникам достаточно указать все данные, и документ сформируется автоматически в соответствии с типовой формой.
Уменьшилось время на согласование: на подписание документов уходит от часа до одного дня. А раньше могло занимать недели.
Хранить документы стало проще: благодаря централизованному хранению документов на поиск запрашиваемой информации у специалиста уходит минимум времени.

Уникальность проекта

В Directum RX не существует специального решения для инвентаризации. Но если рассматривать оформление ревизии, как работу с любыми другими внутренними документами, то задача реальная, пусть и очень трудоёмкая. У METRO очень широкий ассортимент товаров и огромная торговая сеть в 51 регионе страны. Команде внедрения пришлось впервые настраивать процесс инвентаризации в таком большом масштабе. Тем не менее внедренцы перевели в электронный формат весь комплект инвентаризационных документов, состоящий из четырёх форм ИНВ, которые в свою очередь могут содержать до 1000 страниц.

Также для METRO было важно, чтобы процесс учета проходил бесшовно на всех этапах, а сотрудникам не приходилось дублировать информацию в разные системы. Для этого в Directum RX настроили интеграцию со специализированной программой Inventory, в которой фиксируются результаты перерасчетов и взаимозачетов по инвентаризации.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

Directum RX

Сложность реализации

У METRO очень широкий ассортимент товаров и огромная торговая сеть в 51 регионе страны. Команде внедрения пришлось впервые настраивать процесс инвентаризации, тем более в таком большом масштабе.

Описание проекта

В 2021 году компания METRO уже перевела в Directum RX согласование договоров и работу с первичными документами. Когда команда внедрения и заказчик принялись за цифровизацию инвентаризации, контакт уже был налажен.

Чтобы добиться результата в запланированные сроки, решили использовать методологию Agile. Все работы поделили по спринтам, текущие вопросы обсуждали в чате, дважды в неделю проводили созвоны, обсуждая состояние работ. По готовности блоков разработки проводили мини-демонстрации. Это сделало процесс внедрения непрерывным и гибким.

География проекта

В России компания управляет 93 торговыми центрами в 51 регионе. Во всех торговых точках и на складах для инвентаризации используется Directum RX.