Корпоративный портал с нуля для 5000+ сотрудников РИВ ГОШ

Конечная цель проекта — создать единое окно для обмена информацией и коммуникации, предоставить сотрудникам возможность использовать корпоративные сервисы с ПК и мобильных устройств.

Ключевые задачи:

1. Повысить уровень информированности сотрудников благодаря внедрению доступного канала проверенной информации.
2. Упростить и ускорить доступ к необходимой корпоративной информации для работников офисов и розничных магазинов.
3. Оптимизировать управление корпоративными услугами — как для заказчика, так и для исполнителя.
4. Увеличить уровень вовлеченности и мотивированности сотрудников.
5. Сократить временные затраты на поиск информации и получение нужной услуги.
6. Расширить каналы обучения сотрудников посредством системы.

1. Высвободили рабочее время сотрудников — вместо поиска или помощи в поиске информации они занимаются своими непосредственными задачами.

2. Минимизировали возможность потери информации — сотрудники получают ее напрямую из проверенного источника.

3. Повысили внутренний корпоративный имидж — команда убеждается в том, что «РИВ ГОШ» является современной компанией, ориентированной на удобство сотрудников.

Доступ к возможностям корпоративного портала реализован в мобильном приложении Битрикс24. Теперь все сотрудники имеют полноценный доступ к сервисам, даже если у них нет компьютера на рабочем месте.

В конечном счете в интранете появились все 5000+ сотрудников — этого удалось достичь постепенно и несколькими «волнами».

На данный момент более 95% сотрудников хотя бы раз воспользовались возможностями портала.

Команда «Эм Си Арт» продолжает сотрудничать с «РИВ ГОШ» — мы помогаем коллегам с освоением возможностей портала и дорабатываем систему под потребности заказчика.

Стоит отметить, что мы постоянно дополняли UI-kit по мере развития проекта — впоследствии это позволило заказчику сэкономить десятки рабочих часов дизайнера при создании новых страниц портала.

Ядро проекта составляет программное обеспечение «1С-Битрикс24: Энтерпрайз». Технологический стек: HTML, CSS, Javascript, VueJS, WebView, Sphinx.

Создание прогрессивного интранета с нуля для крупной компании — само по себе вызов. Необходимо спроектировать и построить многофункциональную инфраструктуру, способную интегрировать 5000+ сотрудников, а также упорядочить и автоматизировать сложные HR-процессы.

Система обязательно должна учитывать поведение конкретной аудитории и удовлетворять эстетический запрос заказчика.

Важнейшее условие — ориентировать портал не только на пользователей ПК, но и смартфонов. Это связано с тем, что значительная часть команды «РИВ ГОШ» работает в розничных магазинах, где нет возможности обеспечить всех персональными компьютерами.

Проект изначально подразумевал обширный пул задач и поэтапность реализации. От обеих сторон требовалась решительная готовность двигаться на длинной дистанции, последовательно и терпеливо. В итоге у нас получился долгий, но очень продуктивный марафон.

Дорожная карта проекта содержала 4 этапа реализации:

1. Предпроектная аналитика. Октябрь 2021 — январь 2022.

2. Техническое проектирование и реализация MVP. Ноябрь 2021 — февраль 2022.

3. Ввод MVP в эксплуатацию. Март 2022.

4. Развитие портала. Апрель 2022 — н. в.

Разработка интерфейса

На старте проекта мы провели предпроектное обследование и организовали серию встреч с заказчиком, где сформулировали бизнес-требования к порталу и зафиксировали их в ТЗ, а затем перешли к реализации интерфейсов.

Перед разработкой прототипов и макетов мы составили мудборд. На основе собранного мудборда и корпоративного брендбука мы разработали UI-kit.

Запуск MVP

Совместно с заказчиком было решено внедрять портал постепенно. На время пилотного внедрения мы привлекли фокус-группу из 20 сотрудников: участники давали ценную обратную связь о разработанных сервисах и «отлавливали» неочевидные баги. Затем фокус-группу расширили до ста человек.

Ключевые функциональности портала

Точкой входа и связующим элементом для всего корпоративного портала стала главная страница.

На ней размещен приветственный баннер, навигационное меню, актуальные новости, индивидуальный список избранного, корпоративные сервисы, поиск, «колокольчик» уведомлений и др.

Отдельной доработкой реализовали общий поиск по интранету. Он умеет автоматически исправлять ошибки в словах, менять раскладку, искать по транслитерации слова, по части слова, по морфологии с учетом числа и падежа.

Все функциональности корпоративного портала можно разделить на 4 блока:

1. ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ

Профиль сотрудника

Профиль состоит из карточки сотрудника с контактной информацией и личного кабинета, где сотрудник может воспользоваться ключевыми возможностями портала.

Расчетный лист

Сервис позволяет за пару кликов сформировать расчётный лист. Сотрудник получит уведомление в «колокольчик», когда документ будет готов к скачиванию.

Отпуска

Сотрудник может увидеть количество оставшихся дней отпуска, ознакомиться с графиком за год и историей ранее оформленных отпусков.

2. ИНСТРУМЕНТ КОММУНИКАЦИИ И НЕМАТЕРИАЛЬНОЙ МОТИВАЦИИ

Дни рождения

Сервис позволяет отслеживать дни рождения сотрудников и отправлять им поздравления через портал — текстовым сообщением или с добавлением открытки. При необходимости можно подписаться на напоминания.

Банк идей

Расширили возможности штатного Банка идей Битрикс24 — кастомизировали интерфейс, добавили возможность модерирования идей и переработали статусную модель.

Опросы

Заказчик регулярно проводит опросы сотрудников для сбора обратной связи по тем или иным корпоративным вопросам. Также через портал заказчик проводит NPS-опросы для понимания уровня удовлетворенности персонала, опросы для новых сотрудников и экзит-интервью с увольняющимися сотрудниками.

Журнал

В Журнале публикуются новости компании. Кроме того, каждый месяц контент-менеджеры «РИВ ГОШ» выпускают на портале дайджест самых популярных и актуальных новостей.

Также мы доработали возможности штатного визуального редактора и упростили для контент-менеджеров создание новостей на портале.

3. ПЛОЩАДКА ДЛЯ ЗАКАЗА УСЛУГ

Заказ справок

Сервис позволяет быстро заказать справку или копию документов — для этого достаточно заполнить небольшую форму. В сервисе предусмотрены статусы для отслеживания процесса, а по готовности сотрудник получит уведомление на портале.

Медицинское обслуживание и запись к врачу

На портале у сотрудников есть возможность воспользоваться услугами ДМС и записаться к офисному врачу.

4. БАЗА ЗНАНИЙ

Страница новичка

Мы разработали специальную страницу, которая помогает освоиться на рабочем месте и не «заблудиться». На странице опубликованы приветственное видеообращение Президента «РИВ ГОШ» и пошаговые инструкции о том, с чего начать свой первый рабочий день.

Миссия и ценности компании

Сформулированные ценности и миссия помогают компании «РИВ ГОШ» донести до сотрудников смысл их ежедневного труда и обозначить принципы командной работы.

История компании

Многолетнюю историю «РИВ ГОШ» упаковали в виде вертикального таймлайна с ключевыми точками — событиями, которые определяют развитие компании.

Организационная структура

Кастомизировали штатную организационную структуру Битрикс24, а также добавили больше уровней вложенности для более удобного использования.

Территория РФ: 88 городов присутствия сети «РИВ ГОШ».