Разработка, внедрение и тиражирование на дочерние общества автоматизированной системы «Фабрика идей»

Заказчик:

АК «АЛРОСА» (ПАО)

Руководитель проекта со стороны заказчика

Ольга Гаряева

Руководитель направления «Постоянное улучшение» центра развития производственной системы АК «АЛРОСА»

Поставщик

АО "ТЕКОРА"

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Июнь, 2021 - Сентябрь, 2023

Масштаб проекта

7650 автоматизированных рабочих мест

Цели

Создание информационной системы для работы с идеями, позволяющей:

обеспечить информационную поддержку, прозрачность и управляемость и бизнес-процессов, связанных с управлением идеями в масштабах Компании;
использовать интеллектуальный потенциал сотрудников на всех уровнях при решении актуальных задач, стоящих перед Компанией;
проводить онлайн мониторинг поданных идей в различных разрезах;
оптимизировать процесс рассмотрения и принятия решения по идеям;
обеспечить контроль сроков рассмотрения и реализации идей на каждом этапе;
структурировать и накапливать в единой базе всю информацию, относящуюся к локальным и корпоративным идеям (запросы, идеи и результаты их обработки, результаты голосований и т.д.);
размещать запросы руководства на поиск решения актуальных проблем;
организовать качественную проработку и экспертную оценку идей (создание экспертного сообщества);
проводить конкурсы инновационных идей и проектов;
обеспечить тиражирование лучших практик.

Результаты

Заказчик получил следующие результаты:

В 4 раза увеличился средний объем поданных идей;
На 54% увеличилось количество уникальных авторов в год;
На 50% снизилось среднее время подготовки к экспертному совету (с 90 мин. до 40 мин), что позволило сократить трудозатраты ответственных исполнителей на 72,5 чел.дн. в год;
В 2 раза увеличилось среднее количество идей, рассматриваемых на экспертном совете;
В 3 раза снизилось среднее время обработки идей после принятия решений на ЭС (смена статуса, внесение информации: протокол, комментарии, ЭЭ, реализация, оформление протокола) (с 120 мин. до 40 мин.);
Не тратится время на подготовку статистической отчетности для ответственных руководителей;
В 2,5 раза снизилось среднее время подготовки аналитической отчетности для Топ руководителей;
В 4,5 раз снизилось среднее время на подготовку и проведение голосования по конкурсам (с 175 мин. до 40 мин.).

Уникальность проекта

В рамках проекта «Фабрика идей» реализована двухконтурная система управления идеями на базе системы «4И».

Решенные задачи:

Создан простой и удобный инструмент для подачи идей сотрудников и внешних пользователей в любое время, с любого устройства и без посредников.
Автоматизирован процесс рассмотрения идей от публикации до подтверждения реализации;
Упрощена подготовка экспертных советов: реализована выгрузка идей для изучения на совете, с последующей массовой загрузкой результатов рассмотрения в систему;
Разработан интерфейс контроля сроков рассмотрения и реализации идей;
Сформирована Панель мониторинга, для контроля достижения плановых показателей;
Автоматизировано формирование отчетности.

Благодаря выстроенным процессам и использованию инструментов игрофикации для вовлечения сотрудников (материальная и нематериальная мотивация: виртуальный магазин, рейтинги сотрудников, бейджи и т.д.) система стала самым массово используемым инструментом производственной системы в компании.

Использованное ПО

Продуктивная среда:

Web-сервер: ОС: Windows Server 2016 или выше, CPU: 12, RAM: 18ГБ, HDD: 200ГБ
Сервер БД: ОС: Windows Server 2016 или выше, СУБД: MS SQL Server 2016 Standard или выше CPU: 12, RAM: 24ГБ, HDD: 500ГБ
Сервер приложений (подсистемы поиска, оповещений пользователей, интеграций) ОС: Windows Server 2016 или выше CPU: 6, RAM: 12ГБ, HDD: 200ГБ

Сложность реализации

Сложность в реализации проекта состояла в полностью удаленном формате внедрения в режиме онлайн с учетом разницы в 6 часов. Также нужно было найти компромиссные решения для реализации бизнес-требований Заказчика с одной стороны и удовлетворения требований информационной безопасности с другой стороны.

Описание проекта

По итогам реализации Проекта Заказчик получил следующие возможности:

Собирать идеи сотрудников и внешних пользователей через единое окно с любого устройства и в любое удобное время без помощи посредников;
Отслеживать статус идеи по различным каналам связи (личный кабинет, электронная почта, смс);
Просматривать все идей по Компании с использованием панели фильтрации, в том числе создания персональных фильтров;
Тиражировать лучшие практики;
Размещать запросы руководства для сбора идей на актуальные темы;
Проводить голосования по идеям;
Обсуждать и комментировать идеи, поддерживать «лайками»;
Вовлекать сотрудников в процесс подачи идей за счет начисления бонусов и виртуальной валюты на каждом этапе рассмотрения, с возможностью обмена виртуальной валюты на товары из внутреннего магазина;
Привлекать внешних пользователей, за счет наличия двухконтурной системы сбора идей;
Контролировать реализацию идей путем фиксации плановых и фактических сроков, а также назначения ответственных сотрудников;
Создавать сообщества по функциональным направлениям и/или оргструктурной принадлежности;
Формировать отчетность и диаграммы в соответствии с требованиями Заказчика в онлайн режиме;
Отслеживать достижение плановых показателей с использованием Панели мониторинга;
Контролировать сроки рассмотрения идей на каждом из этапов и продвижение идей по жизненному циклу за счет создания интерфейса в виде диаграммы Ганта;
Формировать выгрузку пула идей в MS Excel для рассмотрения на экспертном совете и фиксации его итогов, с последующей загрузкой в систему и массовой автоматической смены статуса по ним. Автоматическое формирование и выгрузка протокола экспертного совета;
Информировать сотрудников посредством размещения различной информации на сайте системы (баннеры, обращения руководителей, инструкции для пользователей, документы, контакты и т.д.);
Формировать рейтинги авторов и подразделений;
Отслеживать персональные показатели каждого пользователя (активность, уровень, количество баллов и фишек, настройка уведомлений и т.д.) с помощью личного профиля.

География проекта

г. Москва, г. Новосибирск, г. Якутск, г. Мирный, п. Айхал, г. Удачный.

Планируется интеграция в систему работников г. Архангельска

Дополнительные презентации:

АЛРОСА. Система Фабрика идей.pdf