LegalTech в работе юриста: автоматизация взыскания дебиторской задолженности

Заказчик:

Торговая сеть «ТЕХНОНИКОЛЬ»

Руководитель проекта со стороны заказчика

Алексей Шорин

Руководитель юридической службы

Поставщик

PravoTech

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Август, 2022 - Сентябрь, 2023

Масштаб проекта

11 автоматизированных рабочих мест

Цели

В компании решили автоматизировать процесс работы с дебиторской задолженностью и снизить рутинную нагрузку на юристов с помощью LegalTech-решений.

Результаты

Благодаря автоматизации работы с дебиторской задолженностью удалось достигнуть следующих результатов:

4 информационных системы вместо 13 используют юристы для контроля и получения информации;
теперь по одному полному делу о взыскании дебиторской задолженности юрист может экономить до 17 часов рабочего времени;
за счет автоматизации взыскание долгов на досудебном этапе повысилось на 18% – c 60% до 78%, что является существенным результатом в работе с дебиторской задолженностью.
30 секунд вместо 1 часа занимает подготовка одной претензии;
1 час вместо 1 дня занимает подготовка и отправка иска в суд;
5 минут вместо получаса благодаря шаблонам уходит на составление документов;

Уникальность проекта

Решение, которое было внедрено в юридической службе компании, предполагает возможность кастомизации под нужды заказчика. Так в ходе проекта для клиента были созданы и настроены следующие уникальные функции:

интеграция с “Почтой России”, позволяющая отслеживать изменения статуса отправления. Изменение статусов отправления связано со скриптами, которые срабатывают автоматически, например, расчет срока досудебного урегулирования;
калькулятор госпошлины с возможностью расчета сумм дополнительных требований — пени, проценты, 395 ГК РФ, с ежедневным автоматическим расчетом или расчетом на конкретную дату по запросу. Эти расчеты транслируются в шаблон иска в системе, а также в 1С для учета.

Использованное ПО

Система Case (one) от компании PravoTech.

Сложность реализации

Главная сложность, с которой столкнулись заказчики – юридическая служба Торговой сети «ТЕХНОНИКОЛЬ», – заключалась в согласовании с бизнесом бюджета на реализацию проекта. Дело в том, что в большинстве случаев юридическая функция воспринимается как сервисная, поэтому автоматизация этого направления часто не является приоритетной. Однако клиенту удалось убедить руководство в том, что автоматизация принесет экономический эффект для компании: бюджет проекта по автоматизации юридической службы был сопоставим с годовым фондом оплаты труда еще одного сотрудника юридической службы, при этом производительность труда могла вырасти до 30%.

Описание проекта

Торговая Сеть «ТЕХНОНИКОЛЬ» – крупнейший поставщик материалов для строительства и отделки. Компания существует на рынке более 30 лет работы и имеет более 100 торговых отделений по всей России, а также в Беларуси и Казахстане. Сегодня в штате компании 1500 сотрудников, из них – 11 юристов.
Некоторым своим клиентам компания продает товар на условиях отсрочки платежа, но не все клиенты добросовестно и в срок готовы закрыть задолженности по счетам. За взыскание таких долгов отвечают юристы. Дела, связанные с дебиторской задолженностью, в компании составляют 95% всей судебной нагрузки.

До автоматизации:

для контроля и получения информации использовалось 13 информационных систем;
более 120 активных дел приходилось на одного юриста;
в среднем на работу по одному делу уходило 88 часов;
300 дел на взыскание долгов было получено юридической службой в 2021 году;
240 млн.руб. для взыскания в 2021 году.

В ходе реализации проекта вендору было важно настроить систему для автоматизации юридических процессов и синхронизировать ее с внутренней учетной системой заказчика, которая построена на базе решений от 1С, так как именно там происходит учет долгов и все поступающих платежей. Кроме этого, заказчику было важно было получать информацию из открытых источников – ЕГРЮЛ и Картотеки арбитражных дел.

Работа проходила в несколько этапов:

В первом квартале 2022 года разработаны карточки дел в Case (one) и вместе с клиентом доработаны карточки учета в 1C.
Во втором полугодии 2022 года проведена работа по разработке и внедрению шаблонов документов и калькулятора дополнительных требований, а также произведена синхронизация с «Почтой России».
В начале 2023 года проведена опытно-тестовая эксплуатация, исправлены ошибки и произведена миграция судебных дел в систему.

На данный момент уже реализованы следующие функции:

1С и Case (one) обмениваются друг с другом необходимой информацией. Например, из 1С в Case (one) поступает информация о должнике, о реквизитах договора, а также об основаниях долга, в том числе реквизитами первичных документов, а также сами файлы первичных документов. Обратно из Case (one) в 1С поступает информация о текущем статусе дела по процессу, все необходимые расчеты дополнительных пени, штрафов, процентов, а также сведения об ответственном юристе. Кроме этого, из Case (one) транслируются сведения о судебных начислениях – это помогает бухгалтерии правильно отразить в учете внереализационные доходы.
Все этапы, от претензии до исполнения решения, юристы компании видят в одном экране и могут удобно переключаться между задачами.
Все необходимые поля в карточках дела заполняются системой автоматически. Юристу нужно только выбрать правильные параметры.
При подаче иска в суд Case (one) самостоятельно делает расчет цены иска, считает сумму государственной пошлины, направляет заявку на ее оплату и формирует шаблон иска в финальном варианте со всеми сложными расчетами.
После подачи иска система самостоятельно отслеживает его принятие судом. Юристу больше не нужно мониторить ленту событий в других системах.
Мы также настроили видов калькуляторов, которые охватывают около 99% дел юридической службы. А если в компании столкнулись с нестандартными условиями, система предусматривает возможность рассчитать эти требования вручную.
Трекинг отслеживания почтовых отправлений позволяет юристам больше не отслеживать отправленные претензии вручную – система делает это сама.

География проекта

Россия

Дополнительные презентации: