Импортозамещение: как за 7 дней перевести более 230 000 пользователей Президентской академии на Яндекс 360

Перед Президентской академией стояла задача обеспечить технологический суверенитет и в кратчайшие сроки перевести более 230 тысяч сотрудников и студентов на российский сервис Яндекс 360.

Было необходимо заменить Microsoft 365 на следующие сервисы Яндекса: Почта, Телемост, Диск, Календарь, Мессенджер, Рассылки, Документы, Заметки. На выполнение задачи отводилось всего 7 дней.

Переход более 230 тысяч пользователей Академии с иностранного сервиса Microsoft 365 (Exchange, Teams, One Drive) на российский Яндекс 360.

Яндекс 360 (Почта, Телемост, Диск, Календарь, Мессенджер, Рассылки, Документы, Заметки)

• Экстремально сжатые сроки для миграции такого количества пользователей – 7 дней вместо запланированного ранее одного года;

• Необходимость обеспечить бесшовность и бесперебойность рабочих процессов для сотрудников Академии, образовательных процессов для студентов и профессорско-преподавательского состава;

• Обучить всех пользователей в кратчайшие сроки работе с сервисами нового продукта;

• Сделать наших коллег и студентов счастливыми обладателями современных российских сервисов Яндекс 360.

В конце 2023 года в Академии стартовал проект по переходу с Microsoft 360 на российские решения. Завершение проекта было запланировано на декабрь 2024 года.

Работы велись поэтапно:

• в январе была создана рабочая группа;

• в начале февраля проведён анализ рынка российских решений и составлен «длинный» список;

• в конце февраля выполнена оценка соответствия отобранных решений функционально-техническим требованиям.

По результатам сравнительной оценки сервисы Яндекс 360 были выбраны в качестве замены для почты, мессенджера, диска и ВКС.

До конца года были запланированы следующие этапы:

• подготовка учебных материалов;

• обучение сотрудников и студентов работе с новыми сервисами;

• перенос пользовательских данных;

• перевод и переключение пользователей на целевые сервисы;

• переход новых сервисов на техническую поддержку в ИТ-подразделение Академии.

Переход на новый сервис планировалось осуществлять в соответствии с детально проработанным планом в штатном режиме, но из-за внешних обстоятельств работы выполнялись в рекордно короткие сроки. Причиной послужило сообщение от 14 марта 2024 года о том, что 20 марта 2024 года Академия будет отключена от облачных сервисов Microsoft 365.

Чтобы решить эту задачу, которая на первый взгляд казалась невыполнимой, пришлось срочно провести ряд мероприятий, в том числе организационных: 

• создан оперативный штаб для реализации проекта;

• проведены совещания с руководством филиалов и институтов, на которых сообщили о ситуации и дали рекомендации по дальнейшим действиям;

• сразу же начат перенос данных на серверы Яндекс 360 из почты и облачных дисков Microsoft;

• организована круглосуточная горячая линия поддержки пользователей;

• разработаны инструкции по переходу с сервисов Microsoft 365 на Яндекс 360;

• подготовлены учебные материалы и проведены обучающие вебинары;

• выполнены настройки под управлением ОС Microsoft Windows Server: единой службы каталогов (Active Directory), DNS, DHCP, шлюза RDP, системы управления конфигурациями (SCCM), KMS, сервиса обновлений WSUS, Share Point, а также сервисов авторизации Microsoft в приложениях.

Несмотря на все сложности, проект был успешно реализован: Академия полностью перешла на сервис Яндекс 360.

Работы выполнялись в Президентской академии, включая центральный кампус в Москве, 12 институтов и факультетов, 47 филиалов, которые расположены в 44 субъектах Российской Федерации и 47 городах.