Переход на импортонезависимую систему документооборота с использованием ИИ 7 компаний ГК Систэм Электрик

1. Замена системы: Оперативная замена Green Doc на Directum RX для обеспечения бизнес-непрерывности и импортозамещения.

2. Миграция данных: Перенос более 25 тысяч документов, включая договоры, с сохранением их целостности.

3. Интеграция с системами: Интеграция с 1С и Active Directory для автоматизации обновления данных и управления учетными записями.

4. Автоматизация процессов: Внедрение автоматического согласования и подписания документов, улучшая эффективность работы.

5. Сложная матрица согласования: Разработка регламентов для различных категорий договоров.

6. Дистанционное управление: Использование видеоконференций и мобильных приложений для координации работы географически распределенных команд.

7. Улучшение безопасности: Внедрение электронных доверенностей и систем контроля подписей.

8. Обучение сотрудников: Разработка обучающих курсов и тестирования для быстрого освоения системы сотрудниками.

Бизнес-эффект Проект позволил компании выстроить прозрачный и регламентированный процесс заключения договоров, с акцентом на соответствие требованиям compliance. Был введен строгий контроль проверки контрагентов при подписании договоров, что повысило надежность сделок. Также улучшилась видимость нагрузки сотрудников, что позволило выявить узкие места в процессе согласования и оптимизировать использование человеческих ресурсов.

Показатели

• Проект по переходу на импортозамещенную систему был завершен всего за 4 месяца.

• В три раза сократилось время согласования договоров благодаря автоматизации.

• Время обработки писем сократилось в 5 раз, что значительно повысило эффективность работы с корреспонденцией.

• Успешно выполнена миграция порядка 25 тысяч договорных и внутренних документов из старой системы.

• Создано почти 100 регламентов согласования, что упростило обработку большого объема документов.

• С момента запуска системы с 03.07.2023 создано более 18 000 договорных документов.

Проект использовал лучшие практики и системы, включая Directum RX и ONLYOFFICE, с интеграцией через корпоративную инфраструктуру, что обеспечило оптимальный переход и интеграцию.

Инфраструктура построена на Linux-серверах и импортонезавизимой БД PostgreSQL.

Вспомогательно использовали брокер сообщений RabbitMQ и сервисную СУБД MongoDB.

Сервисы ИИ задействуют язык программирования Python.

Реализация проекта характеризовалась рядом сложностей, которые требовали особого внимания и подхода. Быстрая адаптация была необходима в условиях изменяющегося бизнес-ландшафта, что усложняло процесс перехода на новую систему. Управление большими объемами данных и сложная матрица договорных согласований также создали значительные вызовы.

Дополнительные сложности возникли из-за необходимости организовать взаимодействие команд внедрения в удаленном видео-формате, что требовало надежных технологий коммуникации для обеспечения слаженной работы. Система должна была работать в закрытом контуре, что накладывало ограничения на интеграцию и безопасность.

Не менее важным было обеспечение согласования документов без непосредственного входа в систему, используя электронную почту, что потребовало разработки инновационных решений. Особую сложность представляло и наличие 7 юридических лиц внутри группы компаний, каждое из которых имело свои уникальные матрицы согласования.

В условиях санкций и необходимости импортозамещения "Систэм Электрик" успешно осуществила переход на отечественную систему Directum RX, завершив этот процесс всего за 4 месяца. Это включало полный цикл автоматизации договорной работы, интеграцию и инновации, такие как электронное согласование, что не только сохранило текущий уровень бизнеса, но и существенно его улучшило.

После основного запуска системы были реализованы значительные доработки, завершаясь к 1 сентября 2024 года:

1. Внутренние обучающие курсы: Разработаны короткие видео-уроки и тестирования, ускорившие адаптацию сотрудников и освоение новых инструментов.

2. BI-отчетность для руководства: Внедрение бизнес-аналитики позволило управлять на основе данных, предоставляя руководству ключевую информацию для принятия решений.

3. Единое окно для МЧД обоих форматов (002 и 003): Упрощение и унификация процессов управления машиночитаемыми доверенностями повысили надежность и контроль.

4. Полный цифровой документооборот: Автоматическое согласование и подписание всей внутренней документации, включая процедуры и политики, исключило необходимость физического документооборота.

5. Мобильное приложение: Обеспечило сотрудникам доступ к информации и участие в бизнес-процессах из любого местоположения.

6. Искусственный интеллект: AI внедрён для обработки входящей корреспонденции, поиска по архиву и интеллектуального сравнения документов, что значимо повысило качество информационного потока и эффективность работы.

Эти улучшения подчеркнули приверженность "Систэм Электрик" к постоянным инновациям и развитию, устанавливая высокий стандарт в области цифровой трансформации.

Проект по внедрению системы Directum RX охватил несколько географически распределенных объектов, что добавило дополнительный уровень сложности в его реализацию.

Среди ключевых точек проекта — два завода, расположенные в Санкт-Петербурге, которые потребовали координации и адаптации под новые процессы. Важную роль сыграл интегратор проекта, обеспечивающий связующее звено между различными локациями.

Завод в Чебоксарах и головной офис в Москве также стали важными участниками проекта, каждый из которых потребовал учета местных факторов и специфики работы.

В дополнение к этому, проект включал представительство в Республике Беларусь, что расширило его международный охват и потребовало учета трансграничных аспектов. Этот масштаб подчеркнул необходимость надежной координации и четкого управления для успешного перехода на новую систему на всех уровнях компании.