Система электронного документооборота на службе у национального проекта

Понимание необходимости нового этапа развития цифровизации бизнес-процессов Федерального Центра Компетенций (ФЦК) было связано с:

• Ростом количества участников национального проекта «Производительность труда»;

• Изменением действующего законодательства в сфере кадрового документооборота, ЭДО и МЧД;

• Увеличением объема документооборота;

• Необходимостью безопасного хранения информации и документов, а также их быстрого и удобного поиска;

• Регулярным выявлением избыточного или хаотичного согласования;

• Расширением штата.

Были поставлены следующие задачи:

• Привести ИС в соответствие с вступившими в силу изменениями в законодательстве РФ;

• Продолжить сокращение бумажного документооборота;

• Повысить качество функционирования внутренних бизнес-процессов;

• Автоматизировать взаимодействие с контрагентами.

Были достигнуты следующие результаты:

• Более 98% официальной корреспонденции отправляется и почти 90% получается в электронном виде (сервис эл.обмена, МЭДО, эл. почта);

• Более 50% договорных документов проходят согласование в СЭД (от создания проекта до получения подписанного с двух сторон) более чем в 3 раза быстрее (12 дней вместо 39 дней при обмене бумажными экземплярами);

• За 4 месяца 60% контрагентов переведены на обмен через СБИС;

• На 50% сократились расходы на материальные ресурсы.

Достигнуты цели:

• Полное соответствие требованиям действующего законодательства к составу и форматам документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе;

• Опережение целевых результатов национального проекта в целом.

Автоматизация процессов была осуществлена на функционале ИС СЭД DirectumRX.

Приобретены и внедрены следующие решения:

• модуль «Agile-доски»;

• модуль «Обмен с контрагентами».

Наиболее сложным оказалась настройка выгрузки формализованных документов для согласования в СЭД и отправки через коннектор к сервису электронного обмена, поскольку к таким типам документов применяются повышенные требования со стороны законодательства РФ при обмене.

1. Взаимодействие через сервис ЭДО

Для оптимизации процессов согласования и подписания документов (договорных и формализованных) было приобретено и адаптировано под нужды организации решение «Обмен с контрагентами». Таким образом, после дополнительного обучения и инструктажа пользователей, отвечающих за взаимодействие с партнерами и контрагентами, на безбумажный документооборот было переведено более 60% договорного документооборота за период с октября 2023г. по март 2024г.

2. Делопроизводство и архивирование юридически значимых документов

Для целей приведения пакетов документов в СЭД и механизмов их хранения и архивирования в соответствие с требованиями действующего законодательства было принято решение частично реализовать функционал модуля «Долговременный архив», а именно возможность массовой выгрузки документов в формате zip-контейнеров. Контейнер содержит PDF, оригинал документа, открепленную подпись, приложения, XML с метаданными документа для исходящих, входящих писем, договоров, доп. соглашений, ОРД (приказов, распоряжений).

Состав zip-контейнеров для документов приведен в соответствие с Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

3. Кадровый документооборот

Был приобретен модуль СЭД «HR-процессы» в рамках которого внедрены следующие процессы:

• планирование графика отпусков;

• оформление отпусков;

• оформление замещений;

• двухсторонняя синхронизация организационной структуры с учетной системой (1С: ЗУП).

Что важно, задачи по оформлению или подтверждению ранее запланированного отпуска были дополнены новыми этапами по оформлению замещения.

Кроме этого, для обеспечения высокого уровня исполнительской дисциплины (не менее 97%) разработан фоновый процесс по рассылке уведомлений, напоминающих о начале действия замещения отсутствующего сотрудника, дополненных инструкцией по работе с задачами и заданиями замещаемого.

4. Интеграция с 1С:НКО

Создан функционал отправки задач на согласование по регламентам СЭД из 1С:НКО, включая разработку метода WebApi Directum RX для создания и отправки.

В результате автоматизированы процессы согласования табелей учета рабочего времени и инвентаризационных описей, исключены избыточные манипуляции сотрудников бухгалтерии по выгрузке из учетной системы и загрузке в СЭД с последующей отправкой по регламенту.

5. Гибкое управление проектами

После внедрения модуля Agile-доски все работники ФЦК используют централизованное корпоративное решение, развернутое на внутренних серверах компании, для управления проектами, рабочими процессами и заданиями любых типов.

Работники отмечают повышение уровня контроля над задачами и поручениями по тикетам, а также эффективности взаимодействия в рамках портфелей проектов.

Российская Федерация.