30+ роботов для оптимизации процессов Правительства Санкт-Петербурга

Роботизация процессов на платформе ROBIN силами бизнес-аналитиков в 12 органах исполнительной власти Санкт-Петербурга. Экономия более 50 000 рабочих часов в год, что в 18 раз превосходит трудозатраты на проект. Исключение человеческого фактора при сверке данных и формировании отчетности, улучшение условий труда за счет сокращения монотонной работы.

Сроки выполнения проекта: октябрь, 2022 г. - октябрь, 2023 г.

Масштаб проекта: 2689 человеко-часов.

Каковы цели проекта?

• Снижение количества рутинных задач выполняемых сотрудниками Исполнительных органов государственной власти.

• Увеличение скорости выполнения задач.

• Увеличение эффективности работы сотрудников за счет снижения рутины и перехода к выполнению более интеллектуальных задач.

• Снижение количества ошибок, устранение «человеческого фактора».

• Снижение текучести и борьба с выгоранием сотрудников на работе.

• Исключение необходимости выхода на работу сотрудникам в выходные дни или ранние часы в 5-6 утра.

• Выполнение большего объема задач за счет увеличение эффективности труда.

В чем уникальность проекта для рынка?

Это первый проект, когда в Государственное управление внедряются в таком объеме процессы роботизации. За 1 год в центре экспертизы по программным роботам ИАЦ Санкт-Петербурга были разработаны 32 робота для 12 исполнительных органов государственной власти. По внутренней оценке это позволило сэкономить более 50 000 рабочих часов сотрудников за год. Вся разработка велась силами бизнес-аналитиков центра экспертизы.

Расскажите о внедрении решения

В работе чиновников большое количество времени занимают рутинные процессы, их много и они разнообразные. Это может быть сверка атрибутов в различных документах, ручное перебивание информации из одной системы в другую, работа с документацией и ведение Excel-таблиц, а также их сведение на очень большом объеме данных. Все это можно автоматизировать, но, скорее всего, получится не сразу и достаточно дорого. Роботизация позволяет выполнить эти задачи практически мгновенно. Работы по одному процессу в среднем занимают 3 недели. От получения задачи до внедрения в боевом режиме. Таким образом, в октябре 2022 года в качестве пилота были роботизированы несколько процессов в Комитете финансов, за месяц работы были высвобождены 30 человек, которые перешли на выполнение других задач. Гипотеза о пользе внедрения данного инструмента была подтверждена на практике.

За год были созданы следующие роботы:

Комитет финансов СПБ:

• Сверка с план-графиком и подписание.
• Контроль исполнения и подписание.
• Контроль сведений и подписание.
• Перенос данных в ИС «Твой бюджет».
• Проверка актов СБИС.
• Сверка с автоматизированным контролем.

Горжилобмен

· Внесение данных в ИС «Расселение» коммунальных квартир.
· Формирование списка первоочередников.

Центр управления парковками

• Внесение парковочных разрешений.
• Расшифровка рег. номера авто.

Комитет по госслужбе

• Перенос резюме кандидатов из Outlook во внутреннюю систему.
• Сверка графиков закупки по ГК.

Жилищный комитет

• Капитальный ремонт.
• Сводный отчет по уборке зима.
• Реестр недобросовестных поставщиков.
• Поиск по реестрам для закупок.
• Ведение статистики по закупкам фонда кап. ремонта.
• Отчет по тарифной разнице.
• Сверка актов для расчета тарифной разницы.
• Формирование постановления по внесению изменений в программу капремонта.
• Сводный отчет по уборке лето.

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию

• Поиск по реестрам для закупок (собственный реестр).
• Поиск по госзакупкам по конкретному товару.
• Процедура закупки.
• Мониторинг цен.

Комитет по здравоохранению

• Включение в реестр пациентов по коду 909.
• Включение в реестр пациентов по коду 707 и 710.

Администрации районов

• Отчет по сбору и актуализация данных ТЭК.
• Запрос формы 9.
• Отчет по физической культуре и спорту.

Комитет по социальной политике

• Формирование направления для помещения в учреждения детей-сирот, детей, оставшихся без попечительства.

Комитет по государственному заказу

• Поиск по реестрам для закупок.
• Проверка на сайте гос.закупок цен по контрактам.

Архивный комитет

• Конвертация звуковых файлов wav в mp3 с диска.
• Скачивание, конвертация и загрузка звуковых файлов wav в mp3 в свою систему.

Каких результатов удалось достичь?

• Существенно снизилось количество рутинных задач, выполняемых сотрудниками. Приблизительно высвобождены около 50 000 чел/часов.
• Увеличена скорость выполнения задач - Выполнение задач производится в первый-второй день поступления документов. Ранее выполнялись в последний день в зависимости от регламента.
• Увеличена эффективность работы сотрудников за счет снижения рутины и перехода к выполнению более интеллектуальных задач.
• На процессах, которые выполняет робот полностью, исключены ошибки.
• Сотрудники перестали работать по выходным или приходить на работу к 5 утра.

Реклама ООО «Робин»